Gestão patrimonial de ativos imobilizados: confira um guia completo!

Realizar o controle dos bens de qualquer negócio pode até parecer simples, mas é uma tarefa complexa e que demanda o apoio de profissionais especializados. A gestão patrimonial é fundamental para o desenvolvimento sustentável das empresas, mas muitas vezes ela é feita de maneira equivocada.

Esse processo contábil não deve ser restrito às grandes corporações, muito pelo contrário. As pequenas e médias empresas também precisam colocar em prática o gerenciamento inteligente dos seus ativos, principalmente os imobilizados que estão sujeitos à depreciação.

Pensando nisso, fizemos este post especial para ajudar você! Para saber como fazer uma gestão patrimonial de ativos imobilizados, continue a leitura deste artigo. Vamos lá?

Entenda o que é gestão patrimonial de ativos imobilizados

O patrimônio de uma empresa é a soma de seus bens, suas obrigações e seus direitos como pessoa jurídica. Na contabilidade, mensuramos quanto vale um negócio por meio do seu patrimônio líquido aliado a outros indicadores de performance financeira, como as análises vertical e horizontal das contas nos últimos três anos.

Os bens, ou ativos, podem ser tangíveis, como máquinas e equipamentos, e intangíveis, como softwares ou marcas e patentes. Os ativos imobilizados são aqueles necessários à manutenção das atividades da empresa. Eles requerem uma atenção redobrada, uma vez que estão sujeitos a danos por ação do tempo, mau uso e obsolescência, que é quando um bem se torna ultrapassado e acaba não tendo mais utilidade.

A gestão patrimonial de ativos imobilizados tem como objetivo principal garantir o controle dos seus bens e fazer com que o seu negócio opere de forma estratégica. A contabilização adequada da depreciação dos seus ativos só pode ser feita por meio do controle preciso deles, por isso o gerenciamento patrimonial é tão importante para o negócio.

Depreciação

Na prática, ela corresponde à desvalorização de um bem, desgaste ou perda utilidade. A base do cálculo para encontrar o valor depreciado consiste na estimativa de vida útil econômica e na taxa de depreciação. Essa desvalorização pode ser considerada um custo ou uma despesa, dependendo da natureza do objetivo-fim do ativo.

Quando o bem é usado em atividades subsidiárias, tem-se uma despesa, e quando a sua utilização se dá pelo propósito produtivo, tem-se um custo. Isso significa que a depreciação acaba impactando o resultado de desempenho de qualquer negócio, refletindo também no Imposto de Renda.

Existem três formas de calcular a perda que o seu negócio teve em relação ao valor de um ativo imobilizado. A seguir, confira quais são elas.

Quotas constantes (linear)

Este é o método mais utilizado para encontrar o valor depreciado de um ativo. Ele consiste em um cálculo que faz a divisão do valor depreciável pelo número de anos da vida útil desse bem (esse valor é pré-determinado pelo Fisco).

É preciso destacar que isso é uma indicação de depreciação proposta pela legislação. Isso acontece porque um mesmo bem, dependendo da sua localidade e das condições da natureza, pode ter o seu tempo de vida econômica reduzido.

Benefício gerado

Também conhecido como método das unidades produzidas, é a relação do quanto um bem produziu para o negócio versus a sua capacidade máxima de produção durante o seu tempo de vida econômica.

Suponha que uma máquina, na sua vida útil, possa produzir 100 mil unidades de determinado produto, e que em um ano produza 10 mil. O seu custo de aquisição foi de R$50 mil.

Cada item produzido gera um custo de depreciação para o negócio. Sendo assim, considerando o valor residual correspondente a zero, tem-se a divisão do seu valor depreciável por sua capacidade máxima de produção:

R$50 mil / 100 mil = R$0,50

Esse indicador deve ser multiplicado pela quantidade de itens produzidos, ou seja:

R$0,50 x 10 mil = R$ 5 mil

Soma dos dígitos dos anos

Consiste no somatório dos anos da vida útil dos equipamentos. Por exemplo, considera-se que a depreciação de um veículo ocorra no prazo de cinco anos. Imagine um custo de aquisição de R$30 mil, sem valor residual. Para achar o valor da desvalorização no primeiro ano, fazemos o seguinte cálculo:

• primeiramente, soma-se cada ano de vida útil do bem, ou seja, 1+2+3+4+5 = 15;
• depois, já que estamos tratando do primeiro ano de utilização, divide-se o tempo máximo da sua vida útil por essa soma. Multiplica-se o resultado pelo custo de aquisição, ou seja, (5/15) x R$30 mil = R$10 mil.

Geralmente, o primeiro ano de vida útil do ativo é o que mais sofre desvalorização. Para encontrar o valor correspondente aos outros anos, basta substituir o numerador da divisão pelo ano subsequente proporcional à sua vida útil. Então, no segundo ano de uso, o numerador a ser usado é o 4, sinalizando que o ativo tem ainda mais quatro anos de vida econômica.

Impairment Test

Antigamente, esses bens ficavam sujeitos a um processo contábil denominado reavaliação. As empresas submetiam os seus ativos tangíveis a uma nova análise de preço de mercado e o novo valor encontrado substituía o antigo no balanço patrimonial (BP). Muitas organizações acabavam usando essa ferramenta para maquiar os dados do patrimônio, como uma forma de valorização do negócio.

No entanto, essa prática não era correta, pois prejudicava os investidores. Eles acabavam optando por empresas que não tinham um desempenho financeiro correspondente ao seu patrimônio líquido (PL). Assim, em 2007, a Lei nº 11.638, conhecida como Lei das Sociedades Anônimas, proibiu a reavaliação dos ativos.

Essa lei acabou inserindo a obrigatoriedade de se realizar o Impairment Test como uma forma de avaliação patrimonial, pois permite encontrar o valor depreciado dos ativos de um negócio. Essa metodologia é usada tanto para ativos imobilizados como para bens intangíveis, modificando-se apenas a forma de cálculo, devido à particularidade das suas respectivas naturezas.

Inicialmente, o teste de impairment (recuperabilidade) tornou-se obrigatório apenas para as Sociedades Anônimas. No entanto, o Comitê de Procedimentos Contábeis (CPC), posteriormente, por intermédio da CPC PME, definiu e regulamentou a extensão da obrigatoriedade para as pequenas e médias empresas.

Saiba como fazer o gerenciamento dos ativos imobilizados

Para fazer a gestão patrimonial, é preciso implementar normas e procedimentos específicos para seu negócio. É fundamental documentá-lo e deixá-lo em meios de comunicação que sejam de fácil acesso para os colaboradores.

Além disso, é essencial treinar os colaboradores para que a padronização e o controle dos ativos imobilizados sejam feitos com 100% de eficiência.

Mapeamento

Se a sua empresa ainda não faz o gerenciamento do patrimônio, o primeiro passo para colocá-lo em prática é fazer o inventário do seu ativo imobilizado. Essa etapa é muito trabalhosa e pode ser mais complicada para empresas que têm maior dispersão geográfica, como aquelas que têm filiais em outras cidades.

É necessário estudar a melhor forma de fazer esse mapeamento para, assim, realizar um inventário desses ativos. O custo de fazer o inventário após anos de operação é maior se comparado ao de começar a operação do seu negócio já fazendo a gestão patrimonial. No entanto, lembre-se de que esse controle é importante para o desenvolvimento da sua empresa.

Uma dica interessante é terceirizar esse processo de inventário do seu ativo imobilizado. Com uma empresa especializada no assunto, a sua empresa ganha produtividade, agilidade e maior precisão na consolidação dos dados. Isso vai contribuir para que a implantação da gestão do seu patrimônio seja eficaz.

Controle

Basicamente, o controle consiste na manutenção desse fluxo, ou seja, na atualização das entradas de ativos imobilizados, bem como a sua baixa. Dependendo da rotina operacional da sua empresa, é possível criar um processo que possa ser executado de forma manual, apesar de isso não ser o ideal.

Entretanto, é impossível fazer esse controle via planilha, por exemplo, em grandes empresas, uma vez que a intensidade do fluxo não é compatível com esse tipo de procedimento operacional.

Nesses casos, o cenário mais interessante é usar softwares específicos para gestão patrimonial ou terceirizar toda essa operação. Pense no quanto a sua empresa ganha por poder se concentrar mais em ações estratégicas.

Contabilização

Este é o objetivo-fim da gestão patrimonial. Identificados e relacionados os ativos imobilizados, é preciso fazer a análise contábil desses itens. Dessa forma, é possível acompanhar qual é o valor do seu patrimônio, pois a contabilização da depreciação dos bens deve ser feita mensalmente.

Anualmente deve ser realizado o Teste de Impairment. Devido à complexidade da sua aplicação, principalmente graças às particularidades do tempo de vida útil dos ativos imobilizados, é indicado que esse processo seja executado por profissionais especializados e com experiência.

Conheça os 7 principais benefícios da gestão patrimonial de ativos imobilizados

Para que você coloque a gestão patrimonial como uma prioridade no seu negócio, é preciso entender os benefícios dela para o seu desempenho, não é verdade? Pensando nisso, a seguir, pontuamos as principais vantagens desse gerenciamento para a sua empresa.

1. Elaboração de balanços mais precisos

Quão bem você conhece o próprio negócio? Com a gestão patrimonial, podemos dizer que é possível ter em mãos informações mais precisas da empresa. O mapeamento e a contabilização correta dos seus ativos, feita por meio dos cálculos de depreciação, é fundamental para a consolidação de balanços patrimoniais mais precisos.

Conhecer o valor real desse indicador é essencial para as tomadas de decisão estratégicas do negócio. Se você desconhece o seu BP, as chances de fazer um investimento equivocado são altas e isso pode acarretar prejuízos para o negócio.

2. Avaliação de mercado pelo seu valor real

Essa vantagem é mais direcionada para as organizações configuradas como Sociedades Anônimas. Os investidores buscam negócios em que eles podem confiar, afinal, se injetam capital em uma empresa, é porque esperam retorno, ou seja, ganhos financeiros no longo prazo (buy and hold).

Se o balanço patrimonial está com informações equivocadas, os dados estão maquiados e representam um risco para os investidores. Se a sua empresa está pensando em mudar a sua estratégia atual e abrir o capital, ou seja, disponibilizar ações na bolsa de valores, é importante a transparência em seus balanços patrimoniais.

3. Melhora a gestão de riscos dos seus ativos

Os bens imobilizados podem ser alvo de vandalismo, furto e roubo. Quando se tem um controle efetivo por meio do inventário, otimiza-se a gestão de risco desses ativos. Afinal, se você não fez um inventário patrimonial, como identificar que ele foi furtado?

Outro exemplo é uma situação de incêndio que causa a perda de todos os bens tangíveis que estavam no local atingido. Se eles não estão inventariados, é impossível contabilizar o prejuízo nesse cenário.

Além disso, infelizmente, nas empresas maiores, onde muitas vezes o fluxo de comunicação não é fluido, é comum itens serem redirecionados até mesmo entre filiais e colaboradores, como é o caso de notebooks, sem que seja feito os ajustes contábeis necessários.

4. Otimiza o corte de custos do seu negócio

Com o surgimento de novas necessidades, e também de tecnologias, é realizado novos investimentos em ativos imobilizados no contexto operacional do negócio e muitos tornam-se inutilizados. Quando não se tem uma gestão patrimonial efetiva, esses bens são postos de lado e perdem todo o valor, tornando-se um custo para a empresa. Afinal, eles já não trazem mais retorno.

Ao realizar o gerenciamento do patrimônio, essas situações são identificadas e esses itens podem ser, por exemplo, vendidos, o que melhora as contas da empresa. Outro ponto em destaque no que tange à redução de custos é a possibilidade de fazer o redirecionamento estratégico dos bens.

Vamos supor que a sua empresa possua várias filiais, sendo que, somente na cidade de São Paulo, há três unidades próximas. Na chegada de um colaborador, é preciso ter infraestrutura para recebê-lo, correto? Mas graças à gestão patrimonial, você consegue identificar que há um desktop ocioso em uma filial próxima.

Dessa forma, em vez de adquirir um novo ativo, você simplesmente solicita o recolhimento do item e sua instalação no novo local. Considerando que a média de custo de um computador esteja em R$1.800 e o valor para buscar e instalar o equipamento tenha sido de R$200, a economia é de R$1.600. Imagine quantas oportunidades assim surgem nas rotinas da operação!

5. Contribui para o desenvolvimento sustentável do negócio

Na maior parte das vezes, o conceito de desempenho sustentável está atrelado somente ao contexto de meio ambiente. No entanto, na prática, ele é multidimensional e fundamentado em mais dois pilares: o econômico e o social.

Quando a sua empresa usa os recursos de forma inteligente, por meio da gestão patrimonial e uma governança corporativa responsável, ela:

• reduz custos (atuação na frente econômica);
• produz menos lixo, já que tende a consumir de forma enxuta e destinar os bens inutilizáveis a locais onde possam ser reaproveitados (atuação nas frentes ambiental e social).

6. Garante conformidade com a legislação

Não existe uma fiscalização assídua para garantir que a gestão patrimonial do negócio seja feita. Muitas vezes, a falha dela pode ser identificada na declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, e a empresa pode ser enquadrada na sonegação fiscal, um crime previsto na Lei nº 4.729 de 1965, o que gera multa para os responsáveis.

No cenário das Sociedades Anônimas, essa categoria de empresas faz a gestão patrimonial porque o desenvolvimento do negócio e a atração de investimentos dependem diretamente de quão transparente elas são para o mercado. O processo delas é muito mais consolidado se comparado aos das pequenas e médias empresas de capital fechado e semiaberto.

7. Reforça a credibilidade do negócio perante o mercado

Vamos pensar no quanto a reputação da sua marca é importante. Se você consegue tomar decisões mais certeiras para o desenvolvimento da empresa, ela tende a se fortalecer no segmento em que atua.

Naturalmente, a credibilidade dela diante do mercado é beneficiada. Se o posicionamento do seu negócio melhora, ele atrai mais clientes e consegue maior poder de barganha com fornecedores, por exemplo.

Sem fazer uma análise profunda de como funciona um empreendimento, a princípio não é possível identificar a correlação da gestão patrimonial com a percepção que as pessoas têm do seu negócio.

Mas lembre-se de que uma organização funciona de forma semelhante ao corpo humano. Cada departamento seria uma analogia aos nossos órgãos, e o funcionamento de cada um impacta o desempenho geral do organismo.

Entenda como um software pode contribuir no gerenciamento do patrimônio

Com a transformação digital nas empresas, as rotinas produtivas estão passando por profundas alterações. O resultado tem sido a construção de processos automatizados e que geram dados essenciais para as tomadas de decisão dos gestores.

O modelo de SaaS (Software as a Service, ou Software como Serviço) tem ganhado ampla utilização nas corporações como uma solução em diversos fluxos no negócio.

Programas de ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa) são comumente utilizados para realizar o gerenciamento e integração dos departamento de compras, gestão de estoque, contabilidade e pagamentos. Isso é resultado das diversas vantagens da digitalização das empresas. Abaixo, veja quais são.

Redução de custos

A gestão patrimonial por si própria já acarreta o gerenciamento inteligente dos custos do negócio. Mas quando ela é aliada ao uso de um software desenvolvido para criar e controlar o fluxo desse processo, a sua empresa consegue minimizar e evitar outros custos operacionais.

Para fazer esse controle de forma precisa sem uma ferramenta tecnológica, por exemplo, é preciso contar com muitos funcionários. Acontece que a folha de pagamento é um processo caro para as empresas, pois é preciso pagar diversas despesas trabalhistas, como:

• salário;
• 13º;
• fundo de garantia;
• benefícios;
• férias;
• desligamentos;
• realização de processos seletivos;
• treinamentos.

Por outro lado, quando esse processo é automatizado, a sua empresa pode investir o dinheiro economizado em outras áreas, como a contratação de profissionais para atuar na inteligência estratégica do negócio. Com esse tipo de ferramenta, você mesmo pode fazer o controle físico do bens de forma precisa e inteligente.

Enfim, a sua organização deixa de funcionar de forma operacional e pode empregar os recursos em outras oportunidades para o desenvolvimento sustentável.

Desburocratização

Para executar uma gestão patrimonial de forma operacionalizada, é preciso realizar muitas interfaces no negócio: um setor compra o ativo, outro faz o pagamento, um contabiliza, outro cuida da logística, e assim por diante.

São muitas etapas e é muito fácil perder esse controle. Além disso, o fluxo de comunicação é mais lento, pois depende de recursos humanos e das condições do ambiente externo.

Ao implementar um software para inventário, o seu negócio ganha agilidade. Isso significa que o processo passa por uma desburocratização que leva a uma maior produtividade.

Otimização da qualidade

Outro ganho nítido é na qualidade das informações contidas no inventário. As chances de erros de dados são bem inferiores se comparadas à inclusão feita por colaboradores, uma vez que é natural a falha humana.

Dessa forma, com os dados do seu patrimônio é possível desenvolver análises que vão além da contabilidade, como é o caso da necessidade de comprar novos equipamentos.

Com informações mais precisas, o planejamento do crescimento da sua empresa e os projetos de expansão são diretamente impactados. É possível direcionar as ações de maneira que os riscos sejam calculados de forma correta, o que faz com que as ações tenham um retorno mais positivo para a empresa.

Descubra a importância do conceito de crédito tributário

Por meio de uma consultoria contábil é possível mapear se a sua empresa deixou de tomar os créditos devidos sobre o ativo imobilizado em outros anos. Identificando essas situações, é possível solicitar ao Estado o crédito tributário.

No entanto, é necessário destacar que a empresa tem até 5 anos para fazer a solicitação da recuperação de crédito extemporâneo, ou seja, aqueles observados após a compra dos ativos. Os tributos que estão sujeitos à recuperação são:

• ICMS;
• COFINS;
• PIS.

Bloco G e ICMS

O Bloco G é aquele em que se faz o registro dos dados relativos ao Controle de Crédito do Ativo Permanente (CIAP). Conhecido também como ativos imobilizados, os bens permanentes podem estar sujeitos à recuperação tributária de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

É preciso destacar que só é possível esse tipo de recuperação tributária quando o ativo imobilizado estiver ligado diretamente ao objetivo fim do seu negócio. Previsto no Ajuste SINIEF de 08/97, a sua apuração do valor recuperável é feita mensalmente e o valor é restituído em 48 parcelas. Essa

PIS e COFINS

É possível ter o crédito de PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), uma vez que a legislação prevê a não cumulatividade desse imposto ao longo da cadeia produtiva de um bem ou serviço.

A base de cálculo referente ao valor das contribuições é feito de acordo com o faturamento da empresa no mês. A recuperação é apurada com base nos valores gastos nas compras de ativos imobilizados adquiridos de pessoa jurídica domiciliada no Brasil e nas despesas e nos custos, pagos e creditados também a PJ domiciliada no país. Esse valor é deduzido do valor pago mensalmente.

Entenda por que o outsourcing de Gestão Tributária é uma alternativa viável

O outsourcing de Gestão Patrimonial, ou terceirização, pode ser uma decisão inteligente para a estratégia de desempenho do seu negócio. Ela permite focar o próprio objetivo-fim, ou seja, se a empresa trabalha com a venda de roupas, seus esforços serão direcionados para isso enquanto uma empresa especializada cuida da gestão patrimonial.

As regulamentações jurídicas tributárias e contábeis são muito complexas e demandam profissionais que tenham vivência no assunto, ou seja, que sejam especialistas. Contratar uma equipe que consiga atender com alta performance às demandas desse processo, que tem uma série de subprocessos, costuma sair mais caro. Além disso, é mais um departamento para gerenciar.

Com este artigo especial sobre a gestão patrimonial de ativos imobilizados, você deve ter constatado que é possível reduzir várias frentes de custos por meio da adoção de um único processo. Isso também ajuda a tomar decisões para tornar o seu negócio mais competitivo.

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