Gestão de Ativo Imobilizado: A Importância da Integração entre Departamentos para uma Gestão Eficiente 

A gestão de ativo imobilizado é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer empresa que dependa de equipamentos, instalações e bens físicos para operar.  

A eficiência nessa gestão é alcançada quando há uma integração adequada entre os diversos departamentos da empresa, como contabilidade, manutenção, controladoria, planejamento tributário, engenharia e suprimentos. Essa integração é o que permite realizar uma gestão integrada de ativos, trazendo benefícios significativos para a organização. 

A importância do ativo imobilizado e seus desafios 

O ativo imobilizado compreende os bens duradouros e tangíveis utilizados nas atividades operacionais da empresa, como máquinas, equipamentos, imóveis, veículos, entre outros. Esses ativos são essenciais para a produção e entrega de produtos ou serviços, representando um investimento significativo para a empresa. 

Gerir esses ativos não é uma tarefa simples, pois envolve diversos desafios, como: 

1. Complexidade dos registros contábeis: A contabilização correta dos ativos imobilizados requer o cumprimento de normas contábeis específicas, como as estabelecidas globalmente pelas International Financial Reporting Standards (IFRS) e pela Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), o que demanda conhecimento técnico e atualizado da equipe de contabilidade. No Brasil temos os pronunciamentos do CPC e as Normas Brasileiras de Contabilidade, que já estão alinhadas aos padrões internacionais.
2. Manutenção e depreciação: A manutenção adequada é crucial para prolongar a vida útil dos ativos e evitar paradas indesejadas. Além disso, é preciso controlar a depreciação dos ativos, considerando sua vida útil, comparada com suas despesas mensais de manutenção para saber o melhor momento de substituir os ativos.
3. Controle de custos: A gestão de ativos imobilizados está diretamente relacionada ao controle de custos. É necessário entender os custos envolvidos na aquisição, manutenção e operação dos ativos para otimizar a alocação de recursos.
4. Compliance e legislação tributária: O não cumprimento das obrigações legais pode resultar em multas e penalidades. Portanto, a empresa deve estar em conformidade com a legislação tributária e demais regulamentações aplicáveis à gestão de ativos. A governança traz a segurança do aproveitamento dos créditos tributários sem riscos. 

A importância da integração entre departamentos 

A gestão eficiente de ativo imobilizado requer uma abordagem integrada, na qual diversos departamentos trabalham em conjunto para atingir objetivos comuns. A integração entre os departamentos traz inúmeras vantagens: 

1. Comunicação e compartilhamento de informações: A integração permite uma comunicação fluida entre os departamentos, compartilhando informações relevantes sobre os ativos. Isso evita retrabalho, reduz erros e facilita a tomada de decisões fundamentadas.
2. Visão holística do patrimônio: Com a integração, é possível obter uma visão holística do patrimônio da empresa. A contabilidade fornecerá informações sobre os valores contábeis dos ativos, a manutenção informará sobre o estado e necessidades de reparo, e a controladoria avaliará a performance dos ativos.
3. Otimização de recursos: A integração permite uma melhor gestão dos recursos da empresa. Através do compartilhamento de dados, é possível identificar oportunidades de redução de custos e maximização da utilização dos ativos.
   
4. Planejamento estratégico: Com uma gestão integrada de ativos, é possível alinhar a estratégia da empresa com as necessidades dos ativos. Isso permitirá decisões mais bem fundamentadas quanto à expansão, modernização ou substituição dos ativos.
5. Minimização de riscos: A integração também ajuda a reduzir riscos associados aos ativos. Com uma manutenção adequada e registros precisos, é possível prevenir falhas, acidentes ou surpresas desagradáveis que impactem negativamente nos negócios. 

A importância dos Departamentos para a Gestão Integrada de Ativos 

Vamos agora analisar a importância de cada departamento específico e como eles contribuem para a gestão integrada de ativos: 

1. Contabilidade: O departamento de contabilidade é responsável pelo registro e acompanhamento dos ativos imobilizados. Através da contabilidade, é possível:

• Registrar corretamente as aquisições, alienações e transferências de ativos; 
• Avaliar a depreciação e a amortização dos bens; 
• Manter os registros atualizados e em conformidade com as normas contábeis aplicáveis; 
• Proporcionar informações precisas para a tomada de decisões financeiras e estratégicas. 

2. Manutenção: O departamento de manutenção é responsável por garantir que os ativos estejam em condições adequadas de uso. Suas atribuições incluem:

• Planejar e executar as atividades de manutenção preventiva e corretiva; 
• Monitorar o desgaste dos ativos e determinar a necessidade de reparos ou substituição; 
• Minimizar o tempo de parada não programada dos equipamentos; 
• Fornecer informações sobre a vida útil dos ativos e seu desempenho ao longo do tempo. 

3. Controladoria: A controladoria é responsável pela análise e interpretação dos dados contábeis e operacionais relacionados aos ativos. Suas tarefas incluem:

• Analisar os custos dos ativos e compará-los com o orçamento; 
• Identificar oportunidades de redução de custos e melhoria de eficiência; 
• Fornecer relatórios gerenciais para auxiliar nas decisões estratégicas; 
• Alinhar a gestão de ativos com os objetivos e metas da empresa. 

4. Planejamento Tributário: O departamento de planejamento tributário é responsável por identificar oportunidades de economia fiscal e garantir a conformidade com as obrigações tributárias. Suas atribuições incluem:

• Avaliar os impactos tributários das decisões de investimentos em ativos; 
• Proporcionar orientações para otimizar o aproveitamento de benefícios fiscais relacionados aos ativos; 
• Assegurar o cumprimento das obrigações fiscais específicas relacionadas aos ativos imobilizados. 

5. Engenharia: O departamento de engenharia desempenha um papel fundamental na gestão integrada de ativos. Suas tarefas incluem:

• Participar do processo de aquisição de ativos, auxiliando na especificação dos equipamentos e bens duráveis; 
• Proporcionar suporte técnico para a manutenção e reparo dos ativos; 
• Contribuir com a análise de custo-benefício de melhorias ou atualizações dos ativos; 
• Assegurar que os ativos estejam em conformidade com as normas de segurança e regulamentações técnicas aplicáveis. 

6. Suprimentos: O departamento de suprimentos é responsável por adquirir os ativos necessários para a operação da empresa. Suas atribuições incluem:

• Negociar com fornecedores para obter as melhores condições de compra de ativos; 
• Assegurar a qualidade e adequação dos ativos adquiridos; 
• Acompanhar prazos de entrega e disponibilidade dos ativos; 
• Contribuir para o controle e inventários de estoques. 
• Apoiar os processos de venda de ativos. 

7. Tecnologia da Informação: O departamento de Tecnologia da Informação (TI) desempenha um papel cada vez mais importante na gestão de ativos. Suas tarefas incluem:

• Implementar e manter sistemas de gestão de ativos para monitorar e registrar a manutenção e desempenho dos ativos; 
• Fornecer soluções tecnológicas que facilitem a integração e comunicação entre os departamentos; 
• Garantir a segurança e confidencialidade das informações relacionadas aos ativos. 

Os benefícios de uma gestão integrada de ativos 

A integração entre os departamentos para uma gestão eficiente de ativo imobilizado traz diversos benefícios para a empresa: 

1. Melhor tomada de decisões: A gestão integrada de ativos proporciona informações mais completas e precisas para a tomada de decisões estratégicas. Os gestores têm acesso a dados confiáveis sobre o estado dos ativos, seu desempenho, custos associados e impactos financeiros, permitindo escolhas mais acertadas para otimizar a utilização dos recursos.

2. Redução de custos e aumento da eficiência: A integração entre os departamentos permite identificar oportunidades de redução de custos e de aumento da eficiência operacional. Ao otimizar a utilização dos ativos, planejar a manutenção de forma preventiva e controlar os gastos de forma mais eficaz, a empresa pode economizar recursos e aumentar sua produtividade.

3. Maior conformidade e transparência: Com a gestão integrada, a empresa pode estar mais em conformidade com as normas contábeis e regulamentações, além de cumprir as obrigações fiscais de forma mais precisa. Isso proporciona maior transparência e confiabilidade nas demonstrações financeiras, o que é fundamental para investidores, credores e outros stakeholders.

4. Aumento da vida útil dos ativos: A manutenção adequada, proporcionada pela gestão integrada, aumenta a vida útil dos ativos. Acompanhando o desgaste, agendando revisões e reparos, a empresa evita desgastes prematuros e prolonga a vida útil dos bens, reduzindo assim a necessidade de investir em novos equipamentos com frequência.

5. Melhoria da competitividade: Uma gestão de ativos eficiente e integrada proporciona à empresa uma vantagem competitiva. Ela pode se destacar pela eficiência operacional, pela capacidade de adaptar-se às mudanças do mercado e pela otimização dos recursos disponíveis.

A gestão de ativo imobilizado é uma área complexa e estratégica para as empresas, requerendo uma abordagem integrada que envolva diversos departamentos trabalhando em conjunto. A integração entre contabilidade, manutenção, controladoria, planejamento tributário, engenharia, suprimentos e tecnologia da informação é essencial para garantir uma gestão eficiente e integrada de ativos. 

Através dessa integração, a empresa obtém uma visão holística do patrimônio, toma decisões mais acertadas e maximiza a utilização dos recursos disponíveis. Além disso, a gestão integrada de ativos resulta em redução de custos, maior conformidade com regulamentações, aumento da vida útil dos ativos e, consequentemente, melhoria da competitividade. 

Investir na integração dos departamentos e no aprimoramento da gestão de ativo imobilizado é uma estratégia que traz benefícios tangíveis para a empresa, impulsionando sua produtividade, eficiência e sucesso no mercado. 

Foto de Smile Studio AP no Adobe Stock