O que é e como fazer inventário de bens patrimoniais? Aprenda aqui!

O inventário patrimonial é um dos grandes desafios da gestão, pois sua realização demanda muita atenção em todas as etapas. Afinal, fazer o mapeamento dos ativos imobilizados de uma empresa requer planejamento, uma equipe dedicada e com conhecimento técnico sobre os equipamentos e, além disso, o apoio das áreas é imprescindível para seu sucesso.

O processo conta com diversas etapas e detalhes que não podem ser negligenciados pelos responsáveis pelo projeto. Quando uma empresa dá início à implantação do controle patrimonial, o inventário é uma das primeiras atividades a serem feitas. Se realizado de maneira correta, permite maior eficiência no controle das movimentações dos ativos.

Certamente, se você chegou ao nosso artigo é porque esse assunto é de seu interesse. Quer saber como fazer um inventário de bens patrimoniais e a importância dele para seu negócio? Continue a leitura e saiba mais!

O que é um inventário patrimonial?

De maneira simplificada, ele consiste no levantamento dos ativos imobilizados, para que esses bens sejam monitorados a qualquer momento. Portanto, é a atividade que faz a verificação da existência física dos itens, sua funcionalidade, condições de uso, além de realizar a coleta de dados físicos. Sua outra função é reunir informações gerenciais que possibilitam a implementação de controle por unidades, centros de custo, locais, responsabilidade etc. Entre os bens incluídos estão:

• Máquinas e equipamentos;
• Móveis e utensílios;
• Ferramentas;
• Prédios;
• Veículos;
• Equipamentos de informática.

Geralmente, durante o processo, cada bem inventariado recebe um número de identificação, que deve ser afixado em todos que façam parte do ativo imobilizado.

Qual a importância do inventário para uma empresa?

Fazer o cadastro dos bens pode ter um impacto positivo em diversas questões dentro do negócio, e pode ser que alguns deles você nem saiba ainda. Esse projeto vai muito além de deixar as informações organizadas e atualizadas. Os dados coletados são uma fonte confiável que ajudam diretamente na tomada de decisões, além de fornecer suporte às outras áreas da empresa.

São diversos os benefícios que o inventário de ativos pode gerar para a empresa. A seguir, reunimos alguns deles para auxiliar em sua compreensão.

Segurança na contratação do seguro patrimonial

Proporciona um suporte adequado capaz de amparar na contratação de um seguro que tenha um valor justo e que garanta total cobertura em caso de sinistro. Empresas que zelam por seu patrimônio precisam mantê-lo seguro em relação a roubos, depredações, incêndios e qualquer outra situação adversa.

Transparência nas informações

Caso haja a necessidade de fazer um financiamento, os dados que estão lançados no Balanço Patrimonial devem condizer com o que existe fisicamente na empresa. O inventário pode validar essa informação dando suporte à operação e ainda fornecer informações precisas sobre os bens que serão dados como garantia.

Mapeamento dos bens

O inventário possibilita que seja verificado se os ativos da empresa estão alocados nos locais para o qual foram adquiridos. Essa informação é muito importante quando a empresa passa por auditorias anuais.

Como fazer inventário de bens patrimoniais?

Para realizá-lo com eficiência e de maneira que apresente bons resultados, deve-se seguir essas etapas. Confira!

Planejamento

O primeiro passo é diagnosticar a real situação da empresa, definir suas necessidades e alinhar as expectativas quanto ao resultado. Analisar os registros contábeis é outro ponto importante. Em seguida, deve ser definido quem será responsável por cada etapa do processo e pelas demais questões relacionadas ao projeto.

Execução

Nessa etapa, é preciso fazer toda a identificação dos bens físicos da empresa, colando etiquetas com código de barra seriadas e numeradas. O levantamento de todas as informações sobre os bens é realizado nesse momento.

Levantamento contábil

Realiza-se a análise dos saldos do imobilizado e como os ativos foram contabilizados para formação da base. Com a relação contábil pronta é o momento de iniciar a conciliação com o que foi identificado em campo e com os cadastros originados dos lançamentos das notas fiscais. Neste momento serão também analisadas as descrições e realizada a padronização da base de ativos.

As notas fiscais dos bens precisam ser devidamente guardadas, não só por causa de fiscalização, mas também para esse momento do cotejamento, pois em caso de dúvidas quanto a origem e descrição dos ativos elas serão consultadas.

Saneamento

Esse estágio procura eliminar sobras, analisando caso por caso e buscando a solução mais adequada para cada um. Com isso, é possível ter uma visão mais clara do que está em funcionamento, os bens que não existem mais, os ativos que não foram contabilizados corretamente, o que precisa passar por reparos e o que pode ser vendido.

Implementação das normas e procedimentos

É o momento de realizar a revisão ou a criação das normas de controle, movimentação e uso dos bens, tendo como principal objetivo manter o resultado do inventário através dos processos de gestão do imobilizado.

Todas as pré-definições anteriores devem ser transformadas em regras, por isso, é interessante que seja elaborado um manual que deve ser fornecido aos colaboradores.

Finalização

Agora, é preciso que as informações coletadas nos outros cinco passos sejam transformadas em relatórios com o resultado das conciliações e com imagens de todos os ativos imobilizados do negócio. Essas fotos também podem ser utilizadas para compor o manual que citamos acima.

Os relatórios não precisam ser necessariamente ser impressos. A possibilidade de armazenamento em nuvem permite o acesso aos dados de forma prática, rápida e segura.

Qual a vantagem de contratar uma empresa especializada?

É essencial contar com uma empresa que tenha experiência no assunto para que o inventário patrimonial seja feito de forma correta e alcance todos os seus benefícios. Fazer um bom planejamento com um plano de ação, que organize as etapas e informações que não podem ser negligenciadas, é indispensável.

O ideal é ter um sistema de ERP, que mais se adeque a sua empresa, antes de iniciar a gestão patrimonial, para que as informações do imobilizado tenham uma plataforma para serem registradas. É sempre recomendável contratar uma empresa especializada no ramo, pois ter profissionais dedicados a esta atividade pode fazer a diferença para um projeto de sucesso. Assim evita-se que seja preciso disponibilizar uma equipe do seu negócio para realizar as funções do projeto.

Agora que você já sabe como fazer inventário de bens patrimoniais e qual a importância dele, pode decidir entre fazer com recursos próprios ou contratar uma empresa especializada. Fazer um inventário é importante para a organização da empresa, não se trata apenas de uma medida burocrática, e sim de uma estratégia inteligente para proteger os ativos e mantê-los controlados e conservados. Diante disso, os prejuízos podem ser evitados e, consequentemente, a economia está garantida.

Está interessado em saber mais sobre o inventário patrimonial? Saiba mais sobre os nossos serviços e esclareça suas dúvidas.