O que são bens fantasmas e como impactam sua empresa

Você sabia que sua empresa pode estar carregando um peso invisível que afeta o balanço patrimonial e até a saúde fiscal da organização? Estamos falando dos chamados bens fantasmas, ou ghost assets.

Estes são itens listados no balanço, mas que, na prática, não estão em uso, foram perdidos, roubados, ou não podem ser localizados.

Talvez nem perceba, mas essa é uma realidade comum no ambiente corporativo, especialmente em empresas que não possuem um processo robusto de gestão patrimonial.

Por isso, tão importante quanto entender o conceito é ser proativo para implantar estratégias que evitem sua ocorrência.

Neste artigo, você terá insights interessantes que vão te ajudar a ter um olhar diferente e especial sobre o tema. Está pronto? Boa leitura.

O que são bens fantasmas?

São aqueles que permanecem registrados, mas que não existem fisicamente ou estão fora de uso por razões diversas (roubo, perda, obsolescência, descarte não registrado etc.).

Entretanto, o problema pode ser ainda maior, conforme apresentado em um artigo da Sage, que diz:

“Se 10 a 30 por cento dos ativos fixos registrados nos livros contábeis forem ativos fantasmas, uma empresa pode estar pagando impostos e seguros em excesso de até 30 por cento”.

Isto é, geram perdas financeiras significativas no valor patrimonial. Mas, os prejuízos não param por aí. A seguir, veja as principais consequências para a gestão empresarial.

Por que os bens fantasmas são um problema?

Em qualquer organização, independentemente do seu porte ou atividade, o acúmulo de ativos fantasmas causa sérios problemas que vão além da contabilidade. Veja os principais:

Distorções no balanço patrimonial

Quando ativos inexistentes continuam sendo contabilizados, o patrimônio líquido da empresa tende a ser inflado artificialmente. Consequentemente, compromete a transparência dos dados financeiros.

Impacto em auditorias

Auditorias internas e externas se tornam complexas e imprecisas quando os ativos registrados não são encontrados fisicamente.

Isso pode gerar não conformidades, perda de credibilidade e de confiança entre investidores, clientes e parceiros.

Risco fiscal elevado

Manter bens inexistentes nos registros resulta em tributações indevidas, penalizações fiscais e questionamentos legais por parte dos órgãos competentes.

Pagamentos indevidos de seguro

Empresas com muitos bens fantasmas acabam pagando valores inflacionados de seguros patrimoniais. Isso acontece porque o cálculo da apólice irá considerar o que não existe mais.

Queda de produtividade

A busca por equipamentos “desaparecidos” ou a falta de controle sobre o tipo e a localização geram retrabalho e perda de tempo operacional, ao exigir tempo de um profissional para validar os registros.

 Decisões gerenciais prejudicadas

Sem dados confiáveis e atualizados, os gestores podem tomar decisões baseadas em informações imprecisas. Certamente, as estratégias de investimentos, expansões e fusões perdem em confiabilidade.

Como melhorar o controle patrimonial e evitar bens fantasmas?

Até aqui vimos que os bens fantasmas, mesmo sendo comuns, podem gerar grandes dores de cabeça.

A boa notícia é a possibilidade de controlar a presença destes ativos invisíveis com uma gestão eficiente e tecnologias apropriadas.

Mas antes, é essencial entender as causas mais frequentes desse problema:

• Falta de integração entre setores (financeiro, operacional e manutenção);
• Ausência de processos claros de levantamento e baixa de ativos;
• Realização de auditorias e inventários de forma esporádica;
• Uso de planilhas desatualizadas;
• Falta de visibilidade da movimentação interna.

Conhecidas as causas, é possível colocar em prática uma série de estratégias para eliminar bens fantasmas e evitar distorções no balanço patrimonial. São elas:

Auditorias cíclicas

Consiste na realização de inventários físicos em intervalos definidos (anuais, semestrais ou trimestrais), confrontando os bens existentes com os registros contábeis.

As vantagens da estratégia são:

• Redução das discrepâncias;
• Rápida detecção de perdas, extravios e obsolescência;
• Garantia de conformidade com as normas contábeis e fiscais.

Identificação do ativo por etiquetas RFID e código de barras

Tecnologias como RFID (Identificação por Radiofrequência) ou códigos de barras são essenciais. Elas permitem identificar, rastrear e auditar ativos com agilidade e precisão.

A RFID utiliza etiquetas eletrônicas lidas à distância, mesmo sem linha de visão direta. Os códigos de barras, por sua vez, são mais baratos, porém exigem leitura individual e visual.

Vantagens destas tecnologias:

• Rápida identificação e localização dos ativos;
• Evita inventários manuais demorados;
• Facilita o controle em tempo real;
• Mantém a organização.

Integração entre setores

Centralizar informações em um sistema integrado é uma etapa primordial. Com isso, evitam-se falhas de comunicação e atualizações inconsistentes.

A recomendação é integrar as áreas de compras, patrimônio, manutenção e contabilidade em um fluxo único de controle patrimonial, eliminando lacunas de comunicação.

Logo, a organização alcança vantagens importantes:

• Garante o registro de toda movimentação de bens;
• Evita duplicidades e inconsistências nos sistemas;
• Melhora a responsabilização por ativos em uso.

Plataformas de gestão patrimonial

Ferramentas especializadas em gestão de ativos, como as oferecidas pela Saraf são essenciais.

Elas trabalham para:

• Automatizar processos;
• Integrar departamentos;
• Oferecer relatórios de planejamento estratégico.

Com ela, o controle é facilitado, aumentando a segurança da informação.

Vantagens das ferramentas:

• Centraliza todas as informações dos ativos;
• Reduz erros humanos e automatiza processos;
• Permite auditorias rápidas e confiáveis.

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Elimine os bens fantasmas da sua empresa do jeito certo!

Se você é gestor, contador ou líder financeiro de uma organização, certamente já se deparou com inconsistências na empresa.

Isso causa preocupação, incerteza e, muitas vezes, prejuízo financeiro. Mas, pode ser evitado com o parceiro e a tecnologia certa.

A Saraf é referência em soluções de gestão patrimonial. Contamos com ferramentas tecnológicas e equipe especializada para eliminar os ativos fantasmas definitivamente.

Com a Saraf, sua empresa terá:

• Inventários completos com uso da melhor tecnologia;
• Eficácia na atualização dos registros contábeis e fiscais;
• Redução de custos com seguros e impostos indevidos;
• Apoio técnico contínuo para manter o controle de ativos em dia.

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