5 passos para criar sua política de gestão do ativo imobilizado

Fazer a gestão dos ativos imobilizados é desafiador, porém assegura o controle dos bens da sua empresa; veja como montar um processo de acordo com o seu negócio.

A política de gestão dos ativos imobilizados é algo que gera muitas dúvidas na hora de sua construção e parece ser  algo trabalhoso, burocrático e pouco útil. E não precisa ser assim. Os especialistas da Saraf Controle Patrimonial apresentam abaixo um guia prático em 5 etapas desenvolver uma política para aplicar no dia a dia da gestão do ativo imobilizado.

Fazer a gestão do ativo imobilizado é uma prática que vale para qualquer empresa que possua bens, ou seja, não é preciso ser uma grande indústria para começar a sua: é só querer facilitar seus processos de controle sobre o imobilizado.

Para te ajudar a estruturar sua política primeiramente vamos abordar o que é a tal da “gestão dos ativos imobilizados” e posteriormente iremos mostrar como estruturá-la e tirá-la do papel.

O que é a gestão de ativos imobilizados?

De acordo com o dicionário Houaiss, gestão é o “ato ou efeito de gerir; administração, gerência, gerenciamento”.

Quando aplicamos esse conceito às empresas, temos em mente a criação de processos para alcançar as metas do negócio de forma concreta e eficiente.  

Na medida em que a gestão é aplicada a cada área, ela tem seus objetivos transformados. Quando o assunto é a gestão de ativos imobilizados, iremos focar no desenvolvimento de estratégias para otimizar o controle patrimonial.

A política de gestão de ativos nada mais é do que um documento que reúne todas as boas práticas e conceitos para apoiar o seu controle patrimonial.

Seu objetivo é assegurar a correta contabilização dos ativos imobilizados de modo a gerar mais transparência nas demonstrações financeiras e redução dos riscos sobre os ativos.

Cada empresa irá produzir um documento personalizado a ser seguido por todos os líderes e colaboradores. Ele deve refletir a cultura organizacional e os processos atuais, ou seja, não dá para importar algo de fora ou simplesmente impor uma metodologia.

Só para ilustrar, pensemos na operação de duas empresas: uma startup e uma indústria de móveis em madeira para grandes magazines. Ainda que ambas contem com ativos imobilizados, cada uma delas possui demandas específicas.

A startup possui uma operação ágil, onde a expansão rápida é uma das principais características. Portanto, a gestão do ativo imobilizado deve acompanhar essa agilidade.

Enquanto no caso da indústria de móveis, muitos ativos são movimentados entre as diversas áreas. Há, por exemplo, muitas saídas para manutenção de equipamentos, itens obsoletos ou mesmo projetos de investimento.

Fica claro que embora o termo “política de gestão de ativos imobilizados” se aplique a ambos os casos, com realidades tão distintas, é preciso que haja processos específicos para cada uma.

Passo a passo para construção de uma política de gestão de ativos imobilizados

Como em outros processos administrativos, começaremos por identificar o estado atual da empresa quanto aos ativos imobilizados e, a partir de suas especificidades, traçaremos um plano de trabalho para seu gerenciamento.

1º) Reconhecimento e revisão dos processos atuais

A princípio, deve ser realizado um diagnóstico da situação atual e, na sequência, uma proposta para a situação futura.

2º) Elaboração das diretrizes da gestão de ativos imobilizados

O segundo momento do processo da elaboração da política de gestão de ativos imobilizados irá conter uma série de ações práticas e detalhadas como por exemplo:

• Definir quais sãos os tipos de ativos imobilizados existentes;
• Determinar quais itens serão classificados em Capex e Opex;
• Criar orientações sobre como colar as plaquetas em novas aquisições;
• Definir como realizar as movimentações internas;
• Desenvolver como serão realizados os inventários;
• Definir a vida útil dos ativos imobilizados etc.

3º) Elaboração dos procedimentos operacionais

Novamente, este é um passo bem “mão na massa”, com apenas duas fases: a elaboração dos procedimentos e o desenho dos fluxogramas.

4º) Apresentação e treinamento para o time interno

Esse momento é crucial para o sucesso da sua política de gestão de ativos customizados e, basicamente, compreende:

• O treinamento dos usuários finais quanto aos procedimentos de gestão dos ativos imobilizados – é importante criar um manual, que possa ser consultado posteriormente;
• A divulgação aos usuários internos sobre o projeto e os treinamentos – via e-mail, comunicados internos ou vídeos.

Todas as etapas precisam ser monitoradas durante sua realização. Isso é ainda mais importante após o treinamento e divulgação, pois será então que os resultados poderão ser aferidos.

Com isso, ajustes poderão ser feitos, de modo a garantir o sucesso da gestão dos ativos imobilizados.

5º) Manutenção da política de gestão de ativos imobilizados

Por último, sua empresa deve manter um time responsável por garantir a aplicação dos processos; monitorar as áreas envolvidas; acompanhar os indicadores de resultados e investir em  campanhas internas de reforço das práticas criadas.  Sem esse cuidado, todo o empenho anterior pode ser em vão.

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Foto de Andrey Popov no Adobe Stock