Saneamento da base de ativos: a etapa final e mais importante do inventário patrimonial

O inventário de ativo imobilizado é um processo desafiador onde exige o envolvimento de várias áreas da empresa. Assim como também são várias as etapas do projeto e cada uma tem sua devida importância para o sucesso do projeto.  

Hoje vamos focar em falar sobre o saneamento, por se tratar da última etapa do projeto do inventário de ativo imobilizado, normalmente gera algumas dúvidas. 

Quais são as etapas do inventário patrimonial?

O inventário se inicia no planejamento, onde definimos todas as premissas que devem ser seguidas. Na sequência, temos o levantamento físico, onde uma equipe se desloca até a empresa para realizar a coleta de dados, e em seguida é iniciada a etapa da conciliação contábil. 

Na fase da conciliação é onde todos os dados do levantamento físico são cotejados ou conciliados com a base contábil do ativo imobilizado. A etapa da conciliação é finalizada quando todas as possibilidades de correspondência entre as bases se esgotam, resultando em: 

• Sobras Físicas: Bens que foram identificados fisicamente, mas não foram localizados no cadastro contábil 
• Sobras Contábeis: Bens registrados no contábil, porém não foram conciliados/associados a itens identificados fisicamente 

A etapa seguinte é a que chamamos de saneamento. 

O que é o saneamento da base de ativos?

Com as sobras físicas e contábeis em mãos, será necessário aprofundar a análise para determinar quem serão as pessoas envolvidas e os próximos passos necessários para o saneamento dessas sobras. 

Na maioria das vezes, essa fase, quando realizada em conjunto com a empresa, resulta em uma grande redução das sobras contábeis que impactam diretamente no resultado contábil da organização. 

Para sanear muitos itens que estão nas sobras contábeis, pode ainda ser necessário levantar histórico de projetos, movimentações de ativos e sinistros — tudo o que for necessário para evidenciar a existência ou não dos registros contábeis. 

Aqui está a importância de realizar essa etapa ao lado da empresa, já que algumas definições devem ser tomadas por ela, com o suporte técnico de especialistas em inventário patrimonial. 

A repescagem física: quando o item não é localizado

Em alguns casos, o técnico de inventário retoma a vistoria física para uma nova “repescagem” dos itens que não foram localizados. Isso é necessário porque, em algumas situações, os itens podem estar fora da empresa — por exemplo, em manutenção externa. Nesses casos, o acompanhamento do time de manutenção ou facilities faz toda a diferença nesse mapeamento.

Como funciona o saneamento na prática: uma etapa a quatro mãos

Essa etapa do trabalho é realizada a quatro mãos entre a consultoria especializada e a empresa, já que envolve inúmeras reuniões e visitas presenciais, com as tratativas finais para a remodelação da base de ativos. 

Vários detalhes são analisados nesta etapa, como: 

• Impacto das baixas contábeis: no resultado operacional da empresa. 
• Como subir para a base contábil: as sobras físicas identificadas.
• Abertura de ativos contabilizados em pacotes: para conciliar com as sobras físicas.Impacto na depreciação: com as reclassificações entre contas. 

•  

Próximos passos após a análise das sobras físicas e contábeis 

Assim como as ações anteriores, as próximas não poderiam ser diferentes: elas também são realizadas com a presença da empresa e da consultoria especializada em inventários de ativos imobilizados. 

E aqui será necessário cumprir mais algumas etapas para concluir essa fase: 

• Uma reunião para a apresentação do relatório conclusivo das sobras, de extrema importância para discussão de todos os detalhes. 

• A análise do relatório, em conjunto com a empresa, para definição das ações a serem tomadas. 

• Sugestões de soluções para as sobras físicas e contábeis, visando o menor impacto possível nos resultados. 

• Após essa última revisão, os relatórios para a regularização das divergências são concluídos. 
  

 

Quer entender como funciona o processo de regularização das divergências na sua empresa?

Fale com a equipe da Saraf e tire suas dúvidas sobre o saneamento da base de ativos.

 

Por que o saneamento é a etapa mais importante do inventário patrimonial

O saneamento é considerado, aqui na Saraf, a etapa mais importante do inventário, já que é nesta fase que são tomadas as decisões dos ajustes contábeis e, como consequência, definida a nova base de ativos a ser atualizada no sistema.

Por isso, é imprescindível ter um olhar técnico e contábil da consultoria que orientará como agir ao lado da sua empresa — considerando que serão os responsáveis internos que cuidarão dessa base após as atualizações finais.

E esse é o grande desafio: entregar uma base que a empresa reconheça como sua e que ela consiga, após o inventário, manter com as boas práticas da gestão patrimonial.

 

Perguntas frequentes sobre saneamento da base de ativos

O que são sobras físicas e sobras contábeis no inventário patrimonial?

Sobras físicas são bens localizados fisicamente, mas sem correspondência no cadastro contábil. Sobras contábeis são bens registrados na contabilidade que não foram conciliados com nenhum item identificado fisicamente.

Por que o saneamento é considerado a etapa mais importante do inventário?

Porque é nessa fase que são definidos os ajustes contábeis e a nova base de ativos que a empresa passará a utilizar — decisões que impactam diretamente o resultado contábil da organização.

Quem deve participar da etapa de saneamento da base de ativos?

O saneamento é realizado em conjunto entre a consultoria especializada e a equipe interna da empresa, já que algumas decisões — como o tratamento de sobras contábeis — precisam do envolvimento dos responsáveis internos.

O que acontece se as sobras contábeis não forem saneadas?

Elas continuam impactando o resultado contábil e a confiabilidade da base de ativos, dificultando auditorias e a tomada de decisões estratégicas sobre o patrimônio da empresa.

Quanto tempo dura a etapa de saneamento no inventário patrimonial?

O prazo varia conforme o volume de sobras identificadas e a complexidade da base de ativos da empresa, sendo definido em conjunto com a consultoria responsável pelo projeto.

 

 

Sobre o autor 

Fernando Prado de Mello é contador, especialista em gestão patrimonial e sócio da SARAF. Atua há mais de 20 anos em projetos de inventário físico, avaliação e organização do ativo imobilizado, apoiando empresas na estruturação de processos e na melhoria da governança de seus ativos. 

 

Foto de goodluz no  Adobe Stock