Inventário físico de bens patrimoniais: 3 erros mais comuns

Fazer o inventário físico de bens patrimoniais é um processo que pode ser trabalhoso e demandar tempo, principalmente se a empresa for grande e não contar com os profissionais certos para executar a função. Devido a isso, muitos gestores adiam a tarefa e, quando a assumem, querem terminá-la logo — o que pode ser perigoso.

A pressa pode acarretar em erros graves, gerando distorções no balanço por cálculos incorretos de depreciação e até chamar a atenção do fisco. Sem as informações corretas para atender a fiscalização, a empresa poderá ser autuada.

Por isso, decidimos fazer este post para ajudá-lo a reconhecer os erros mais comuns do processo e evitá-los. Então, confira!

O que é inventário físico de bens patrimoniais?

O inventário físico de bens patrimoniais é o método da contabilidade se certificar de que todos os registros dos ativos imobilizados em posse legal da empresa estão corretos nas demonstrações financeiras.

No processo são levantadas as características dos bens, como marca, modelo, capacidade ou potência, estado de conservação, localização, vida útil remanescente, entre outros.

Através do resultado do inventário é que são realizados os ajustes contábeis e essas informações devem ser mantidas e atualizadas, por isso é necessário um  controle patrimonial eficiente.

De acordo com as normas contábeis, como o CPC 27, o ativo imobilizado deve ser revisado anualmente. Manter o inventário atualizado, além de garantir a as deduções de depreciação corretas, também suportam a recuperação de créditos tributários.

Quais são os erros mais comuns do inventário físico de bens patrimoniais?

Agora que você já entende melhor o que é inventário físico de bens patrimoniais, descubra os erros mais comuns cometidos por quem fica responsável por essa função.

1. Falta de critérios para a etiquetagem dos bens

A etiquetagem é o que agrega identificação visual aos ativos. Além disso, garante individualidade, o que é importante para não ocorrer duplicidades. Ou seja, cada ativo recebe um código de identificação exclusivo e não reutilizável, facilitando a localização, identificação e inventários futuros.

O problema é que muitas empresas não realizam esse trabalho e abrem brechas para perdas e furtos.

A falta de uma padronização e lógica na definição dos códigos também pode gerar inconsistências entre o que existe fisicamente e os registros contábeis. Os gestores só vão conhecer o tamanho do prejuízo após a efetivação dos ajustes de inventário.

2. Escolha de placas inadequadas

As placas ou etiquetas patrimoniais podem ser fabricadas conforme a necessidade da empresa. Isso inclui customizações, como formatos, espessuras, gravação e tipo de material. Dessa forma, é importante que os gestores avaliem as condições ambientais em que elas serão submetidas.

Se o material escolhido não for o ideal para um ambiente de alta umidade, calor excessivo, frios intensos ou outras condições extremas, por exemplo, pode perder a informação rapidamente.

O uso de Tags RFID (Radio-Frequency Identification) pode ser uma solução inteligente, mas é importante que seja realizada uma avaliação técnica antes de fazer o investimento.

3. Inventário incompleto

Devido à natureza complexa e abrangente do procedimento, os gestores ou colaboradores precisam ser capacitados para a função. Caso contrário, podem deixar passar alguns itens na contagem e nem se darem conta disso. Em um primeiro momento, isso não trará grandes impactos, mas a longo prazo, essa falha pode acumular bens sem registros, o que impactará em inconformidades gigantescas.

Lembrando que a movimentação dos ativos é um dos principais vilões para esse erro. Então, é preciso um controle minucioso de movimentações durante o inventário.

Na maioria dos casos, etiquetas adesivas coladas na superfície dos bens não é o suficiente para garantir a segurança e facilitar a identificação nas contagens. Por isso, o mais importante é definir um planejamento para realizar um inventário físico de bens patrimoniais de forma padronizada e com maior eficiência.

Gostou das dicas? Siga a SARAF nas redes sociais agora mesmo e fique sempre por dentro das novidades! Estamos presentes no Facebook e LinkedIn!