Inventário patrimonial: o que é, como fazer e benefícios

Fazer um inventário patrimonial é um desafio e tanto para gestores. No entanto, é uma forma para as empresas darem o primeiro passo para um bom controle e gerenciamento dos seus ativos.

Quando elaborado com precisão, servirá como base de dados para a pesquisa de informações relevantes à contabilidade. Logo, demonstra a situação econômica atual, por alinhar organização com detalhamento.

Mas, você sabe o que, de fato, é o inventário patrimonial? E, como fazê-lo corretamente para alcançar seus muitos benefícios?

Neste artigo, apresentaremos detalhes sobre esse documento e porque ele é fundamental para a saúde contábil e financeira do meio empresarial. Boa leitura!

O que é o inventário patrimonial?

Muito comum no meio empresarial, este é um processo de levantamento de informações que permite saber quais são os bens de caráter permanente que a organização tem.

Parece confuso? Então, imagine uma caixa com muitos itens. Para saber o que tem dentro, é necessário abri-la e fazer uma lista de itens, certo? 

Nas empresas, o inventário patrimonial tem essa função.

Ele não registra apenas a quantidade, oferece aos gestores e diretores acesso fácil às informações sobre seus ativos, como:

• Classificação (imóveis, automóveis, máquinas, contas bancárias, contas a receber, investimentos, etc.);
• Quantidades de cada item;
• Idade;
• Valores atuais.

Em outras palavras, essa é uma forma de garantir a gestão do patrimônio e permitir o crescimento sustentável da organização.

Consequentemente, este mecanismo é utilizado pela área de contabilidade para verificar e comprovar a existência física dos bens e direitos de caráter permanente.

Também informa as condições de uso e dados gerenciais para o controle unitário, estabelecendo os responsáveis, centros de custos e localizações.

Quando e por que fazer o inventário patrimonial?

O inventário patrimonial é importante para qualquer perfil de empresa, independentemente do seu tamanho ou setor.

Realizar este processo periodicamente é uma forma de manter o cadastro sempre atualizado. Isso impacta a organização de diversas formas, tanto no contexto interno quanto na relação externa.

Acompanhe algumas das possibilidades!

Maior credibilidade dos balanços divulgados

Por meio da operação, a credibilidade de elaboração de relatórios anuais cresce. Assim, possibilita que gestores, diretores, sócios e investidores avaliem o desempenho do negócio com exatidão.

Balanço patrimonial aprovado sem ressalvas pela auditoria

Desde que realizado corretamente, o levantamento assegura maior qualidade e credibilidade dos valores publicados.

Com isso, a possibilidade de aprovação da auditoria cresce.

Melhora a gestão dos bens

Ao criar e manter um inventário, permite-se otimizar o monitoramento do patrimônio.

Isto é, tarefas comuns, caso da localização de um ativo, a identificação do responsável e os históricos de manutenções preventivas e corretivas são muito mais rápidas e efetivas.

Além disso, a implementação de políticas de controle com normas e procedimentos específicos serão simplificadas aos gestores.

Agiliza processos de empréstimos e financiamentos

A busca por empréstimos e financiamentos pode ser agilizada.

A maior organização de ativos imobilizados auxilia a empresa na hora de passar por uma análise de crédito bancário.

Inclusive, um ou mais bens podem ser oferecidos como garantia na operação. E o documento de registros oficiais e atualizados comprova a existência física deles.

Além destes pontos, o inventário patrimonial permite:

• Maior controle dos bens imóveis por categorias e áreas;
• Acompanhar a realidade de cada bem, de forma individual e rápida;
• Ajudar a evitar a perda de itens;
• Localizar bens com agilidade;
• Planejar os investimentos futuros, conforme as necessidades;
• Melhorar a gestão de créditos fiscais.

Tipos de inventário adotados na empresa

Nos tópicos anteriores, elucidamos o documento e sua importância. Mas você sabia que existem diferentes tipos de inventário, cada um com suas particularidades e objetivos?

Há 6 possibilidades de inventário a serem adotadas. Veja:

• Geral: inventaria tudo que a empresa tem, sendo realizado anualmente;
• Inicial: realizado quando é criada uma determinada unidade organizacional. Visa à identificação e o registro de todos os bens que serão alocados;
• Transferência de responsabilidade: utilizado quando há a mudança do Titular Patrimonial de uma unidade organizacional, ou em virtude da necessidade de transferência de responsabilidade;
• Extinção ou transformação: realizado na extinção ou na transformação de uma unidade organizacional em outra;
• Eventual: adotado em qualquer época, por iniciativa de uma demanda interna, por decisão de um gestor ou para atender uma auditoria ou fiscalização;
• Rotativo: é o procedimento de controle, por amostragem ou não, que consiste no levantamento rotativo, contínuo e seletivo dos bens permanentes distribuídos para uso.

O que diz a legislação vigente?

A legislação brasileira não possui uma norma específica que obrigue todas as empresas a realizarem e apresentarem seus inventários patrimoniais.

No entanto, diversas leis e normas contábeis/fiscais recomendam, mesmo que indiretamente, a realização desse procedimento.

Lei 11.638/2007

A Lei 11.638/2007, por exemplo, exige que as empresas elaborem duas contabilidades:

• Para fins gerenciais;
• Para atender ao fisco.

E é por essa razão que o levantamento dos ativos deve estar em dia.

Ao mesmo tempo que precisa atender às mudanças trazidas pela nova lei, as empresas devem manter a contabilidade para o fisco, visto que ele não aceita a contabilidade gerencial para fins tributários.

IFRS

Há também o IFRS (Normas Internacionais de Contabilidade), que guia as leis em todo o mundo.

Segundo o Conselho Federal de Contabilidade (CFC), suas normas englobam um conjunto de padrões contábeis que garantem a transparência e a comparabilidade das demonstrações financeiras.

No Brasil, a adoção do IFRS trouxe mudanças significativas na forma como as empresas contabilizam e avaliam seus ativos.

CPC 27

Por fim, temos o CPC 27 (Comitê de Pronunciamentos Contábeis). Essa é a norma contábil brasileira que estabelece as diretrizes para a contabilização do Ativo Imobilizado.

Ela não se dedica exclusivamente ao inventário patrimonial, mas possui implicações diretas sobre o processo, principalmente no que diz respeito à avaliação e reconhecimento dos bens do ativo imobilizado.

Mas afinal, como fazer o inventário patrimonial? Veja 5 passos!

Todo o inventário do patrimônio imobilizado de uma empresa deve ocorrer com base em um eficiente planejamento. Afinal, muitos itens são avaliados e catalogados em um grande trabalho de levantamento de informações.

Podemos dividir esse processo em 5 passos. Veja:

1. Diagnóstico e planejamento da operação

Nessa etapa inicial, será conhecida a realidade de todos os bens patrimoniais.

Para isso, é preciso planejar ações, como o setor a ser inventariado, por exemplo, quem fará o processo e em quanto tempo.

2. Levantamento de campo

Essa é a parte mais complexa e trabalhosa. Nela, serão catalogados todos os bens que a organização tem.

Estes, por sua vez, serão identificados com placas adesivas ou qualquer outra tecnologia pertinente de identificação única.

Veja também: Como escolher a placa patrimonial ideal para ter sucesso no inventário do ativo imobilizado

3. Conciliação contábil

Aqui, sobras contábeis ou físicas devem ser corrigidas. Se necessário, o profissional deve voltar ao campo para verificar discrepâncias identificadas.

A esse processo, damos o nome de saneamento da base de ativos.

4. Implantação de normas e procedimentos

Este é o momento de criação de regras e definição de procedimentos para uso e movimentação dos bens.

Por isso, é importante que todos conheçam os procedimentos básicos do processo. Devem ser orientados para agir corretamente sempre que surgir algum desvio.

5. Elaboração dos relatórios

Tudo que foi inventariado deve ser consolidado em um relatório completo, com descrições, imagens, propostas de regras, procedimentos e muito mais. 

Quer um inventário eficiente e assertivo? Aposte na tecnologia!

Criar e manter um inventário patrimonial não é uma tarefa simples. Afinal, muitos detalhes fazem muita diferença.

Por isso, a recomendação é buscar apoio da tecnologia e de especialistas.

Fuja das planilhas eletrônicas tradicionais! Elas não conferem confiabilidade para o registro e armazenamento de informações sensíveis. Podem ser visualizadas, editadas e removidas por qualquer pessoa que acesse os dados.

Em vez disso, aconselhamos o uso de um software específico. A Central de Ativos, solução da Saraf, reduz em até 70% o tempo na realização do inventário.

Ela permite automatizar as tarefas de registro e controle, agregando maior segurança às informações com logins e senhas de acesso.

Da mesma forma, busque auxílio de quem domina o assunto. Esse é um investimento que vale a pena, pois terá tudo que precisa em um único lugar.

Novamente, aqui na Saraf, temos profissionais capacitados para auxiliar qualquer organização.

Nossa equipe é constantemente preparada para, por meio do método ATIVO, atender todas as demandas da sua empresa quanto ao inventário.

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