O que é o inventário patrimonial e como fazê-lo.

Fazer um inventário patrimonial pode representar um grande desafio para a maioria dos gestores, mas é o primeiro passo para implementar um bom controle e gerenciamento dos ativos da empresa. Se for elaborado com precisão, servirá como base de dados para a pesquisa de informações relevantes à contabilidade.

Por meio dele, os relatórios gerenciais ficarão mais fáceis de serem preparados e poderão demonstrar a situação econômica atual da organização de forma bem organizada e detalhada. Além disso, os processos de conciliação contábil, avaliação do tempo de vida útil dos bens e testes de recuperabilidade ganham em confiabilidade.

Mas você sabe o que é inventário patrimonial? O nosso objetivo com este post é apresentar a solução, demonstrar quando ela é fundamental e como prepará-la na prática. Confira!

O que é inventário patrimonial?

O inventário patrimonial é um documento com registros oficiais e atualizados sobre os bens imobilizados e não imobilizados, além de outros direitos, como os intangíveis da empresa. Ele permite que gestores e diretores tenham acesso fácil às informações sobre os ativos, como classificação (imóveis, automóveis, máquinas, contas bancárias, contas a receber, investimentos etc.), quantidades, idade e valores atuais.

Ou seja, é um mecanismo utilizado na contabilidade para verificar e comprovar a existência física dos bens e direitos de caráter permanentes pertencentes à organização. Entre tantos objetivos, o inventário patrimonial ajuda a identificar quais bens estão operacionalmente ativos e quais estão apenas acumulando despesas. Também informa as condições de uso e dados gerenciais para o controle unitário, estabelecendo os responsáveis, centros de custos e localizações.

Por que é tão importante fazer o inventário patrimonial?

O ato de cadastrar e manter o registro dos bens atualizado deve impactar positivamente a gestão do negócio. Com base nisso, separamos os principais benefícios que o inventário patrimonial pode proporcionar às empresas. Acompanhe!

Aumenta a credibilidade dos balanços divulgados

Todo fim de mês e de ano, a contabilidade precisa elaborar e divulgar os resultados. Isso é de grande importância para os gestores, diretores, sócios e investidores avaliarem o desempenho do negócio no período. Porém, é por meio do inventário patrimonial que esses relatórios ganham maior credibilidade.

Como os bens e direitos são classificados com uma identificação única e a depreciação é individualizada, o levantamento dos dados é feito de forma rápida e precisa. Com uma base de ativos verificada, o balanço patrimonial pode ser aprovado sem grandes retificações da auditoria, agilizando os processos e aumentando a confiabilidade das informações apresentadas.

Melhora a gestão dos bens

Ao criar e manter um inventário, a empresa consegue otimizar os processos de monitoramento e controle do patrimônio, uma vez que a organização é estabelecida. Tarefas como a localização de cada ativo, a identificação do responsável, visualização dos históricos de manutenções preventivas e corretivas e a implementação de políticas de controle com normas e procedimentos específicos serão simplificadas aos gestores.

Ou seja, com uma boa gestão dos bens, a empresa passa a ter um melhor domínio dos seus próprios ativos e reduz prejuízos gerados com quebras, desvios, furtos e outros problemas ligados à falta de controle.

Serve como garantia

Toda empresa, uma vez ou outra, depende de capital de terceiros para um socorro imediato. Seja para cobrir gastos inesperados, seja para investir na expansão operacional. Empréstimos e financiamentos serão recursos fundamentais para as estratégias. Ter um inventário atualizado será fundamental para agilizar o processo.

Ele pode auxiliar a empresa na hora de passar por uma análise de crédito no banco. Um ou mais bens podem ser oferecidos como garantia na operação e é o documento que comprovará a existência física deles.

Além do baixo custo na captação de recursos, o documento pode ajudar a empresa a conseguir um volume suficiente para cobrir o projeto, não dependendo de outras instituições ou investidores.

Como fazer um bom inventário patrimonial?

Criar e manter um inventário patrimonial são tarefas que exigem muita atenção, pois os detalhes fazem muita diferença. Por isso, não é algo tão simples de ser feito sozinho. O documento depende, primeiramente, da localização e registro de todos os ativos, bem como o máximo de informações sobre eles. A partir daí, recomendamos buscar apoio para não se complicar.

Tenha o apoio de ferramentas apropriadas

Fuja das tradicionais planilhas eletrônicas. Elas já não são mais ferramentas tão confiáveis para o registro e armazenamento de informações sensíveis. Isso porque elas podem ser encontradas, visualizadas, editadas e removidas com facilidade por qualquer pessoa que trabalhe na empresa e tenha acesso à rede interna.

Em vez disso, use um software específico de inventário patrimonial. Um sistema adequado deve automatizar diversas tarefas de registro e controle. Além de economizar tempo dos gestores, agregará maior segurança às informações com logins e senhas de acesso. As ferramentas são bem intuitivas e podem ser integradas ao sistema ERP (Enterprise Resource Planning) da empresa, o que facilita ainda mais os processos.

Conte com os profissionais certos

Muitas empresas preferem terceirizar o departamento de contabilidade para um escritório independente, investindo em uma estratégia de outsourcing. Isso é bom para a redução de custos. O problema é que desenvolver e gerenciar um inventário patrimonial, por ser um serviço especializado, quase sempre não está incluso no portfólio do contratado.

Outro risco é quando a empresa nomeia gestores internos, sem os conhecimentos, experiências e habilidades necessários para realizar a tarefa. Nesse cenário, é comum ocorrer falhas nos processos e geração de relatórios, o que coloca em cheque toda a credibilidade dos demonstrativos.

Não corra esses riscos. Se tiver um departamento de contabilidade na empresa, verifique a qualificação dos profissionais para nomear o que for mais capacitado para a função. Caso opte pelo outsourcing, procure empresas especializadas em Controle Patrimonial.

Busque ajuda especializada

Como dissemos, criar e gerenciar um inventário por conta própria é trabalhoso e arriscado. Então, prefira obter ajuda de quem domina o assunto. Você sabia que algumas empresas já oferecem um pacote de serviços, incluindo o sistema e a consultoria especializada? Acredite, o investimento vale a pena, pois terá tudo que precisa em um único lugar.

O inventário patrimonial compõe uma lista de registros dos ativos que a empresa detém e, mais do que isso, é uma verdadeira fonte de informações para auditorias e elaboração de relatórios financeiros e contábeis com maior confiabilidade. Sem ele, a empresa praticamente perde o controle sobre seus bens e isso não é bom para os negócios e nem para a imagem da companhia. Então, aproveite a oportunidade para começar ainda hoje!

Gostou das dicas? Veja agora como o inventário patrimonial pode ser abrangente quando desenvolvido por uma empresa especializada!