O que é o inventário de máquinas e equipamentos?

Você consegue mensurar a importância de manter o controle de todos os bens da sua empresa? 

Neste cenário, o inventário de máquinas e equipamentos é imprescindível, especialmente para garantir a saúde financeira e otimizar a gestão dos ativos.

Basicamente, esse documento detalha as características das máquinas, equipamentos e ferramentas que uma empresa tem. E a abordagem vai muito além!

Neste artigo, entenda a relevância do inventário. Ou seja, como sua elaboração e monitoramento contribuem com a eficiência operacional, segurança e gestão contábil das empresas.

O que é o inventário de máquinas e equipamentos?

O inventário de ativos permite uma visão muito mais clara e atualizada do patrimônio da empresa.

Ele é um registro sistemático e organizado dos ativos físicos relacionados ao funcionamento de uma empresa, que inclui:

• Todos os tipos de equipamentos;
• Maquinário industrial complexo;
• Ferramentas manuais e automáticas;
• Moldes, dispositivos e ferramentas.

De forma geral, o documento contém informações detalhadas sobre um determinado item:

• Identificação, por meio de um número ou código único atribuído a cada máquina;
• Descrição detalhada do ativo imobilizado, incluindo marca, modelo, especificações técnicas e demais informações relevantes;
• Estado de conservação das máquinas;
• Localização do equipamento;
• Histórico de manutenções, como datas, serviços executados e tipos de problemas detectados;
• Valor financeiro, ou seja, o valor de aquisição do equipamento e o atual, caso haja depreciação;
• Data de aquisição do bem;
• Nome do colaborador ou departamento responsável.

Por que o inventário de máquinas é importante?

O registro detalhado e em dia dos bens da empresa é ideal para ajudar na identificação rápida e segura de equipamentos. E, assim, determinar suas necessidades de manutenção.

Por isso, o inventário de máquinas é muito mais do que apenas uma lista de bens que as empresas têm.

Esse é um instrumento estratégico que oferece benefícios como:

• Gestão financeira eficiente: um inventário preciso otimiza o orçamento e evita perdas financeiras;
• Tomada de decisões estratégicas: a visão clara do patrimônio ajuda na tomada de decisões mais assertivas sobre investimentos, reposição de equipamentos e venda de ativos;
• Conformidade fiscal: um inventário bem elaborado está em conformidade com as normas fiscais e contábeis;
• Melhora na gestão de riscos: ao identificar as máquinas sujeitas a falhas, é possível planejar manutenções preventivas e reduzir o tempo de parada da produção;
• Facilitação de processos: um inventário organizado facilita as auditorias, seguros e organização dos itens físicos.
• Eficiência operacional: implementar processos que otimizem a gestão dos ativos, reduzindo o tempo e os recursos necessários para controlar e manter esses bens.

Importante reforçar também que o documento se adequa à Norma Regulamentadora 12. Na versão de 2010, ele dizia: “As informações no inventário devem subsidiar ações de gestão para aplicação desta norma”.

Já na sua versão atualizada, a NR-12 não fala mais sobre o tema. Mas ele ainda é fundamental para a boa gestão dos ativos. 

Afinal, sem conhecer os maquinários de uma empresa, é praticamente impossível implementar ações relacionadas ao aumento de vida útil e à segurança dos trabalhadores, não é verdade? 

Ou seja, o inventário auxilia a gestão patrimonial. Mas há ainda algumas dificuldades, como você verá a seguir.

Desafios comuns enfrentados pelo setor financeiro e contábil

Como visto até aqui, o inventário de máquinas e equipamentos é crucial para qualquer empresa, especialmente para aquelas que operam em setores industriais.

No entanto, essa tarefa oferece diversos desafios que impactam significativamente as áreas financeira e contábil das organizações, como:

Dificuldade de calcular a depreciação 

Calcular a depreciação corretamente é fundamental para a contabilidade e tomada de decisões de investimento. 

Porém, esse processo pode gerar dúvidas nas empresas.

Não acompanhamento da gestão 

Acompanhar a vida útil, manutenção e o custo das máquinas pode ser uma tarefa bem complexa e demorada. 

Consequentemente, tende a ser feita com uma frequência menor, o que pode ocasionar grandes problemas.

Necessidade de ajuste constante do inventário 

A aquisição de novos equipamentos e a desativação de outros, além da movimentação deles pelas áreas, exige ajustes constantes dos itens e bens que uma empresa tem.

Falta de organização 

A ausência de um sistema eficiente na gestão pode resultar em perdas de ativos e dificuldades na hora de realizar um inventário físico.

Complexidade dos ativos 

Equipamentos personalizados ou fabricados sob medida podem resultar em dificuldades na avaliação e depreciação.

Por consequência, dificulta o entendimento de quanto de patrimônio a empresa realmente tem, afetando futuros investimentos.

Como enfrentá-los?

O mais interessante é que todas essas dificuldades e dores podem ser gerenciadas com a solução certa e equipes focadas nesse objetivo. 

Para isso, contratar uma assessoria pode ser uma excelente estratégia.

Dicas para otimizar a gestão do inventário de máquinas e equipamentos

O inventário de máquinas e equipamentos é mais uma ferramenta essencial para a saúde financeira de uma companhia.

Ao investir em uma gestão eficiente do patrimônio da sua organização, você garante todos os benefícios apresentados neste artigo.

Mas, para superar os desafios também apresentados, há uma série de possibilidades que podem auxiliar!

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