Software de gestão de ativos: conheça 4 benefícios

Só quem é responsável pelo controle patrimonial de uma empresa sabe o quão desafiadora essa tarefa pode ser. Inventários, balanço patrimonial, classificação de ativos e muitas outras atividades que a controladoria engloba podem ser desafiadoras se não realizadas de maneira integrada. Ainda bem que, atualmente, podemos contar com um software de gestão de ativos para auxiliar em um bom controle do patrimônio empresarial.

Mas, afinal, como funciona esse tipo de software? Como implantá-lo dentro de uma empresa? Quais os benefícios que ele pode trazer para que se faça valer o investimento? Trouxemos a resposta para essas e outras dúvidas que você pode ter sobre o assunto. Ficou interessado? Então, continue lendo esse post até o final!

Como funciona um software de gestão de ativos?

Antes de entender como o software funciona é preciso definir quais são os ativos da sua companhia que serão geridos por essa ferramenta. Cada espécie necessita de processos de gestão e classificação contábeis específicos. Um histórico feito de forma contabilizada é uma exigência da legislação. Assim, a administração de ativos ou gestão patrimonial é o controle do ciclo de vida dos mesmos.

O software de gestão de ativos vem como ferramenta para integrar todo o inventário, além de ordens de serviço e programação de manutenção. Com o conteúdo armazenado na nuvem, as informações são compartilhadas em tempo real, o que facilita muito o processo de administração. Além disso, ele representa uma maneira muito mais prática de gerir informação, dispensando o uso de papéis que vão se acumulando nos casos de coordenação manual.

E por fim, podemos dizer que um software permite uma visualização mais ampla e intuitiva de todos os ativos, o que leva a tomada de decisões mais assertivas junto à diminuição de erros humanos ocasionados pelo excesso de informação.

Quais os benefícios de utilizar um software de gestão patrimonial?

1. Aumento da produtividade

Como acabamos de destacar, um software de gestão de ativos proporciona o compartilhamento de informações em tempo real. Isso ocasiona uma redução da burocracia, tornando os processos de aquisição, manutenção e categorização muito mais ágeis.

Um sistema processa todas as informações, gera informações em diversos níveis e compartilha os dados com interessados que podem acessar remotamente todo o conteúdo. Isso possibilita um controle maior dos recursos e prazos, aumentando a produtividade da empresa.

2. Confiabilidade no cumprimento das exigências legais

Os softwares de gestão patrimonial já vêm preparados para atender as exigências legais de controle de crédito por normas da contabilidade brasileira e internacional. Além disso, eles recebem constantes atualizações para que sejam sempre confiáveis.

Alguns softwares já emitem relatórios legais automaticamente, além de demonstrativos de depreciação fiscal e econômica e a listagem de informações importantes para auditoria como bens totalmente depreciados, com valor residual, adquiridos e baixados etc.

3.Redução de custos

A eliminação de processos manuais reduz significativamente a chance de erros humanos. Outro benefício a ser citado é a redução de custos com pessoal, que pode ser realocado para tarefas mais relevantes. E por fim, podemos citar a redução de custos com equipamentos, uma vez que uma gestão de ativos eficiente possibilita a programação de manutenções preventivas que podem prolongar a vida de um bem.

4. Segurança da informação

Por concentrar tudo em um só lugar de maneira atualizada, as informações obtidas passam a ser muito mais confiáveis. Isso é um excelente atrativo para investidores e diretores, auxiliando na tomada de decisões e planejamento estratégico da empresa. A comunicação interna também é feita de maneira mais confiável e o gestor pode solicitar backups para preservar a segurança dos dados.

O que é preciso para implementar um software de gestão de ativos?

Agora que você já entendeu os benefícios de utilizar um software, deve estar curioso para descobrir quais são os próximos passos para implementá-lo na sua empresa.

Faça um planejamento

Como todo projeto a ser implementado, fazer um planejamento é essencial. Esse é o momento de estimar custos, prazos e ações que serão tomadas a seguir. Qual é a melhor ideia: fazer a implementação por conta própria ou contratar uma empresa especializada? Quem treinará os funcionários para a utilização do software? Como será feito o levantamento dos ativos atuais? Tudo isso deve ser levado em consideração.

Treine os colaboradores

É impossível implementar uma ferramenta sem que seus colaboradores estejam devidamente treinados. Contudo, as ações devem ir muito além disso, é preciso despertar o desejo dos funcionários de utilizar o software. Para isso, explique para todos como a implementação tornará as tarefas menos burocráticas e mais ágeis — é preciso criar o hábito de manter as informações sempre atualizadas.

Faça um inventário

É impossível fazer uma gestão, independentemente da utilização de um software, sem a elaboração de um inventário detalhado. Por meio dele é possível ter uma noção ampla dos bens da empresa, preparando-a melhor para a provisão dos valores para os ativos que perderão valor sem prejudicar o fluxo de caixa.

Classifique os ativos

Os ativos podem ser classificados como circulantes e não-circulantes. Os pertencentes ao primeiro representam o dinheiro em caixa e nos bancos, tal como os valores a receber. Já os do segundo são os bens de permanência duradoura. O software é o tipo de ferramenta capaz de reunir todos esses itens, permitindo uma visão ampla e gestão integrada.

Crie um manual de procedimentos

Para que as atividades se desenvolvam de maneira mais fluida e que o conhecimento não se perca com o tempo, é interessante que se crie um manual com as normas e procedimentos seguidos pela sua empresa. É imprescindível que esse manual seja colocado em prática para que todos estejam alinhados nos mesmos objetivos, evitando manutenções fora de hora e compras desnecessárias.

O controle patrimonial exige muita dedicação e atenção a detalhes, como você pôde perceber com a leitura desse texto. Porém, a execução malfeita desses processos pode trazer prejuízos, com ativos perdendo valor antes do previsto, pagamento excessivo de impostos e até problemas com a lei em alguns casos. É por isso que um software de gestão de ativos se faz essencial.

Se você está procurando maneiras para melhorar a gestão patrimonial da sua empresa, entre em contato com a Saraf. Com certeza teremos a solução certa para você!