Saneamento da base de ativos: o que é e quando fazer

O inventário de ativo imobilizado é um processo desafiador onde exige o envolvimento de várias áreas da empresa. Assim como também são várias as etapas do projeto e cada uma tem sua devida importância para o sucesso do projeto.  

Hoje vamos focar em falar sobre o saneamento, por se tratar da última etapa do projeto do inventário de ativo imobilizado, normalmente gera algumas dúvidas. 

Vamos retomar as etapas do inventário patrimonial: 

O inventário se inicia no planejamento, onde definimos todas as premissas que devem ser seguidas. Na sequência, temos o levantamento físico, onde uma equipe se desloca até a empresa para realizar a coleta de dados, e em seguida é iniciada a etapa da conciliação contábil. 

Na fase da conciliação é onde todos os dados do levantamento físico são cotejados ou conciliados com a base contábil do ativo imobilizado. A etapa da conciliação é finalizada quando todas as possibilidades de correspondência entre as bases se esgotam, resultando em: 

• Sobras Físicas: Bens que foram identificados fisicamente, mas não foram localizados no cadastro contábil 
• Sobras Contábeis: Bens registrados no contábil, porém não foram conciliados/associados a itens identificados fisicamente 

A etapa seguinte é a que chamamos de saneamento. 

Mas afinal o que é o saneamento da base de ativos? 

Com as sobras físicas e contábeis em mãos será necessário aprofundar a análise para determinar quem serão as pessoas envolvidas e os próximos passos necessários para o saneamento destas sobras. 

Na maioria das vezes, essa fase quando realizada em conjunto com a empresa, resulta em uma grande redução das sobras contábeis que impactam diretamente no resultado contábil da mesma. 

Para sanear muitos itens que estão nas sobras contábeis poderá ainda ser necessário levantar histórico de projetos, movimentações de ativos, sinistros, tudo o que for necessário para evidenciar a existência ou não dos registros contábeis.  

Aqui está a importância de realizar essa etapa ao lado da empresa, já que algumas definições devem ser tomadas pela empresa com o suporte técnico de especialistas em inventário patrimonial.   

Em alguns casos, o técnico de inventário retoma a vistoria física para uma nova “repescagem” dos itens que não foram localizados. Isso é necessário pois em alguns casos os itens não localizados podem estar fora da empresa, como por exemplo, em manutenção externa. Neste caso um acompanhamento do time de manutenção ou facilities fará toda diferença neste mapeamento. 

Essa etapa do trabalho é realizada a quatro mãos entre a consultoria especializada e a empresa, já que envolverá inúmeras reuniões e visitas presenciais com as tratativas finais para a remodelação da base de ativos. 

Vários detalhes são analisados nesta etapa, como por exemplo: 

• O impacto das baixas contábeis no resultado operacional da empresa 
• Como subir para a base contábil as sobras físicas 
• Como realizar a abertura de ativos contabilizados em pacotes para conciliar com sobras físicas 
• Qual o impacto na depreciação com reclassificações entre contas 

E qual os próximos passos após essas definições?  

Assim como as ações anteriores, as próximas não poderiam ser diferentes, elas são realizadas mais uma vez com a presença da empresa e da consultoria especializada em inventários de ativos imobilizados.  

E aqui será necessário cumprir mais algumas etapas para concluir essa fase: 

• Uma reunião para a apresentação do relatório conclusivos das sobras é de extrema importância para discussão de todos os detalhes 
• A análise do relatório, em conjunto com a empresa, para definição das ações a serem tomadas é mais um ponto importante 
• Nesses encontros são dadas sugestões de soluções para as sobras físicas e contábeis visando o menor impacto nos resultados 
• Após esta última revisão os relatórios para a regularização das divergências são concluídos. 

O saneamento é considerado aqui na Saraf como a etapa mais importante do inventário, já que é nesta fase que são tomadas as decisões dos ajustes contábeis e como consequência disso, como será a nova base de ativos a ser atualizada no sistema.  

Por isso, é imprescindível que se tenha um olhar técnico e contábil da consultoria que orientará como fazer ao lado da sua empresa, tendo como base que são os responsáveis da empresa que cuidarão dessa base após as atualizações finais. E esse é o grande desafio, entregar uma base no qual a empresa reconheça como sua e consiga após o inventário implantar as boas práticas da gestão patrimonial. 

Nossa equipe de especialistas conta com experiência e a flexibilidade necessária para o sucesso do inventário de ativo imobilizado, em todas as suas etapas. Fale com um dos nossos consultores e solicite a sua proposta para a realização do inventário patrimonial.  

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