O que um inventário de ativo imobilizado e PDCA tem em comum?

Quando realizamos um inventário de ativo imobilizado temos que colocar em ação inúmeras etapas e a qualidade da execução de cada uma delas é o que faz a diferença entre um ótimo resultado e um péssimo resultado.

Mas como saber se existe pontos de melhoria ou se existe formas mais eficientes de realizar esse projeto de inventário patrimonial?

A resposta sempre está no controle de qualidade, esse é um ponto muito importante para garantir que as mudanças necessárias nos processos tornem o seu inventário mais eficiente.

São muitas as formas de saber se um processo pode ser melhorado ou não, hoje podemos contar com ferramentas de gestão implementadas durante e depois para avaliar o resultado do projeto. Nós, aqui na Saraf, escolhemos o ciclo PDCA.

O que é o ciclo PDCA e qual seu objetivo?

PDCA é uma sigla composta por quatro palavras: Plan, Do, Check e Act, ou seja, Planejar, Fazer, Verificar e Agir.

A partir da sequência das 4 ações propostas pelo ciclo (planejar, fazer, verificar e agir), o seu foco está na solução de problemas e por consequência na melhoria dos processos.

Cada uma das etapas do ciclo PDCA tem a sua importância estratégica na realização do inventário patrimonial, vamos conhecer cada uma delas.

PLAN/PLANEJAR: Nesta etapa, analisamos as fases macro do inventário realizado e buscamos os pontos que poderiam ser melhorados para o próximo projeto de inventário ou até mesmo para a próxima fase de sua implantação do controle patrimonial.

Aqui é importante que você identifique o problema, analise, avalie os processos de cada fase e monte um plano de ação. Com isso realizado, está na hora de definir também os objetivos, os responsáveis por cada atividade e como serão realizadas, estabelecendo assim, os prazos de entrega.

DO/EXECUTAR: É o momento de realizar o que foi planejado, no processo de revisão das fases do inventário é muito importante ter tudo mapeado para que nessa revisão o foco seja nos lugares onde de fato ocorreu algum gap.

A comunicação é a palavra-chave desta etapa, quanto melhor a comunicação mais ágil será a execução das correções.

CHECK/CONFERIR: Aqui o que importa é manter o ciclo de verificação do que está sendo executado.

O cumprimento dos prazos, o resultado da execução das tarefas, os fatores que levaram a entregas fora dos prazos, enfim, todos os pontos devem ser verificados em reuniões com todos os envolvidos.

O comprometimento de todos é essencial para garantir a execução dentro dos prazos combinados e manter a agilidade, principalmente se o seu projeto está em andamento.

ACT/AGIR: O foco é implantar todas as mudanças necessárias para as melhorias do projeto.

Planejamento, foco e estratégia vão ajudar a colocar em prática todas as ações e garantir as melhorias em seu projeto.

Agora que descrevi todas as etapas, você percebe que as 4 fases estão sempre acontecendo? É por isso que se chama Ciclo de PDCA! Assim, ações de correções e melhorias serão tomadas com velocidade e garantem que as correções reflitam de imediato.

E como aplicar o PDCA para o meu inventário?

O ciclo PDCA serve para que possamos identificar onde podem ou devem mudar determinada atividade do inventário patrimonial. Imagine, por exemplo, o inventário realizado em uma indústria, em que a dificuldade de acesso a uma determinada área prejudica a coleta de dados dos ativos imobilizados, com isso os atrasos no projeto consequentemente gerarão prejuízos financeiros.

Quando reconhecemos esse problema e percebemos que irá causar prejuízos, os líderes do projeto, utilizando a estratégia do PDCA, elaboram um planejamento para identificar como poderão alterar o processo.

Após a realização do plano de ação e da definição do método, chega a fase de implementar (fazer) aquilo que foi pensando. Ou seja, com este mapeamento já possuímos uma estratégia para lidar com essa ocorrência.

Nós normalmente implantamos o processo e observamos se ele funciona, neste exemplo, se a dificuldade de acesso foi contornada e se houve um melhor rendimento na produtividade do time de campo, se devemos mudar alguma coisa ou se o plano deu certo.

Ao rodar o PDCA sempre ao término de cada inventário ou de cada etapa do inventário patrimonial faz com a melhoria continua seja implementada de maneira ágil e eficaz.

Você já imagina essa metodologia em seu dia a dia por aí para evitar ou agir de forma mais adequada diante de alguns contratempos?

Fale com um dos nossos especialistas para levar a nossa forma de implantar o Inventário Patrimonial para a sua empresa.

Até a próxima,

Andrea Araujo | CEO Saraf Controle Patrimonial

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