Levantamento patrimonial: como organizar seus ativos e garantir a conformidade contábil

No ambiente industrial atual, onde a tomada de decisões precisa ser rápida e baseada em dados confiáveis, o levantamento patrimonial é um pilar essencial, mas muitas vezes é negligenciado.

Apesar de sua importância indiscutível para a gestão financeira, ainda são muitos os empresários que o subestimam — ou executam incorretamente.

Entretanto, essa não é uma boa ação. Ignorá-la representa um grande risco estratégico. Afinal, quando bem conduzido, ele oferece várias possibilidades;

• Fornece dados precisos sobre os ativos;
• Viabiliza o controle eficaz de bens;
• Fortalece o cumprimento das obrigações legais e contábeis;
• Abre caminho para escolhas seguras e lucrativas.

Neste artigo, você vai entender por que essa medida deve estar no centro da estratégia, independente do porte da sua empresa.

O que é levantamento patrimonial?

Objetivamente, o levantamento patrimonial é a formação de um cadastro físico detalhado de todos os bens pertencentes a uma organização, com o propósito de gerar informações precisas para a gestão do ativo.

Mas, deve ficar claro que ele é muito mais do que uma planilha de controle ou de inventário contábil. Na prática, é a representação aprofundada dos bens de uma organização.

O levantamento permite entender, dentre outras coisas:

• Estado de conservação dos ativos;
• Vida útil remanescente de cada bem;
• Grau de obsolescência;
• Depreciação acumulada;
• O valor justo (mercado, reposição, liquidação);
• A movimentação física ou contábil dos itens.

O levantamento é mais do que inventariar: é conhecer e controlar

Um bom levantamento patrimonial não serve apenas para saber o que a empresa possui de ativos, mas sim como estes bens se comportam ao longo do tempo — e de que forma podem ser usados de forma estratégica.

Segundo artigo da Afixcode, a estratégia é parte importante da gestão de ativos. Logo, auxilia no gerenciamento, monitoramento e controle patrimonial.

O texto destaca que o principal objetivo é garantir o uso eficiente dos bens para maximizar o retorno sobre o investimento.

Isto é, este conhecimento tem impactos distintos dependendo do tamanho da companhia:

• Pequenas empresas: evita que ativos percam valor ou se deteriorem sem planejamento para reposição, resultando em prejuízos silenciosos na capacidade operacional.
• Médias e grandes empresas: oferece uma base confiável para o balanço patrimonial. Sua aplicação atende a auditorias internas e externas, além de apoiar decisões relevantes sobre expansão e aquisição de novos bens.

Por que fazer um levantamento patrimonial?

Alguns são os motivos pelos quais o levantamento patrimonial deve ser uma prática permanente e bem estruturada nas organizações.

Eles englobam benefícios para várias áreas, auxiliando na tomada de decisões. Veja:

Precisão contábil e fiscal

Permite o respeito às normas contábeis (como o CPC 27) e fiscais, permitindo que a organização:

• Evite penalidades;
• Facilite o atendimento a auditorias;
• Transmita credibilidade a investidores e parceiros.

Gestão de ativos eficaz

Um ativo que não é monitorado tende a passar por 2 problemas: ser mal utilizado ou até ser esquecido!

Portanto, o levantamento patrimonial deve:

• Mapear a utilização;
• Planejar a manutenção preventiva;
• Controlar a depreciação com técnica e assertividade.

Tomada de decisões estratégicas

Dados reais permitem avaliar se vale a pena manter, vender, reformar ou substituir um bem.

Também ajuda na alocação de recursos para novos investimentos.

Realismo na avaliação

Saber o valor real do patrimônio é essencial em momentos-chave do gerenciamento e administração, como:

• Fusões e aquisições;
• Processos de valuation;
• Negociações bancárias ou com investidores;
• Cálculo de seguros ou venda de ativos imobilizados.

Redução de perdas e desvios

É comum que empresas descubram, durante o levantamento, bens extraviados, obsoletos, duplicados ou com registros incorretos.

Ou seja, essa o momento ideal para corrigir falhas, reduzir perdas, eliminar gargalos e evitar desperdícios.

Melhor eficiência operacional

Dados organizados e atualizados facilitam a reorganização da logística, melhoram os fluxos de produção e aumentam a produtividade.

Contratação de seguros adequados

Com uma visão clara das características dos ativos, há informações necessárias para contratar seguros alinhados com a realidade, evitando coberturas insuficientes ou custos desnecessários.

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Como realizar o levantamento patrimonial com eficiência?

Percebe-se a importância da estratégia; contudo, é fundamental que o processo seja eficiente e bem estruturado.

Para auxiliá-lo, elaboramos um guia prático. Confira:

    1. Planejamento

Defina o escopo, ou seja, quais tipos de ativos e unidades serão incluídos.

Também é importante estabelecer prazos, identificar a equipe responsável e selecionar as ferramentas que vão apoiar a execução.

Em muitos casos, a contratação de um parceiro especializado pode agregar experiência e agilidade.

    2. Identificação e etiquetagem

Cada item deve receber um código único e ser identificado com etiquetas resistentes, preferencialmente com códigos de barras ou QR codes, garantindo a rastreabilidade e organização.

Em seguida, realiza-se o inventário físico detalhado no local, registrando informações de:

• Localização;
• Estado;
• Número de série;
• Data de aquisição;
• Uso atual.

Fotografias dos bens também costumam ajudar. Elas complementam o registro visual e servem como apoio na validação posterior.

    3. Conciliação físico-contábil

Essa é a etapa onde os dados coletados no inventário são cruzados com os registros contábeis da organização.

Essa comparação permite:

• Corrigir inconsistências;
• Incluir ativos que ainda não estavam registrados;
• Remover bens que já não existem fisicamente.

    4. Avaliação patrimonial

Exige a escolha de um método adequado, que pode ser baseado em custo histórico, valor de reposição, de mercado ou presente.

Dependendo da natureza, é recomendável contar com o apoio de peritos avaliadores para garantir precisão e confiabilidade no processo.

    5. Garantir o registro e a atualização constante das informações

O uso de um software específico é fundamental para manter o controle contínuo dos ativos, com histórico de movimentações e atualizações periódicas.

Tecnologias complementares (aplicativos móveis, RFID, sensores e integrações com ERPs) são interessantes. Elas contribuem para tornar o processo ágil, preciso e auditável.

    6. Capacitação da equipe envolvida

Todos os profissionais devem ser devidamente treinados para assegurar a padronização dos procedimentos, qualidade nos registros e consistência nos dados gerados.

    7. Frequência

As auditorias e revisões periódicas devem ser realizadas anualmente ou conforme a movimentação dos ativos da empresa.

Essas ações reforçam a confiabilidade das informações, facilitam a prestação de contas e mantêm a saúde patrimonial da organização em dia.

Conte com a Saraf e seja efetivo no levantamento patrimonial

O levantamento do patrimônio não pode ser visto como uma obrigação burocrática e sim um instrumento estratégico de gestão.

Com ele, a empresa:

• Protege seus ativos imobilizados;
• Evita riscos financeiros;
• Melhora o desempenho operacional;
• Se prepara para o futuro com segurança.

Isto é, empresas têm mais solidez, confiança do mercado e capacidade de expansão. E o melhor: isso é possível com o apoio especializado da SARAF.

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