Quais os benefícios da gestão de ativos nas empresas?

Para atingir melhores resultados e performance, uma empresa precisa conhecer todos os números que compõe suas demonstrações financeiras. Conhecer o patrimônio da organização em detalhes, com uma gestão de ativos eficiente, é uma das práticas que vem mostrando cada vez mais sua relevância, trazendo benefícios para toda a companhia.

Quando uma empresa cria procedimentos para a gestão do seu patrimônio, ela cria ferramentas para ter as informações certas para as tomadas de decisão estratégicas. Conhecendo bem as condições atuais é possível planejar o seu crescimento.

Neste artigo, você vai entender o que são os ativos, quais as atividades necessárias para implantação de controles e as vantagens de criar procedimentos para sua gestão.

O que é um ativo dentro da estrutura de uma organização?

São considerados ativos todos os bens e direitos que formam o patrimônio de uma pessoa jurídica.

Portanto, se a sua empresa adquiriu um bem durável — seja ele um móvel de escritório, um software, um prédio ou uma máquina — com o objetivo de gerar benefícios financeiros, ele pode ser considerado um ativo não circulante.

Nessa categoria de ativos também são incluídos, além dos bens corpóreos que mencionamos, investimentos financeiros, dívidas de terceiros no longo prazo e, até mesmo, marcas e patentes.

Também há o grupo dos ativos circulantes, que incluem dívidas de clientes, dinheiro em caixa, matérias-primas e depósitos bancários.

Para reforçar o conceito de cada um desses grupos, você pode relacionar a ideia de ativo não circulante àqueles de permanência duradoura que são destinados a garantir o funcionamento prático da empresa. Já os circulantes são bens que podem ser convertidos em dinheiro no curto prazo.

Neste artigo, vamos focar na gestão dos ativos imobilizados e intangíveis, pertencentes ao grupo dos não circulantes.

Como a gestão de ativos deve ser feita?

A primeira coisa a ser feita quando se decide implantar a gestão de ativos é criar um inventário de todos os bens que a empresa possui, relacionando e descrevendo cada um desses itens adquiridos pelo empreendimento.

Para que um inventário seja confiável, é preciso ser rigoroso com o registro dos bens. Móveis e maquinários, por exemplo, podem ser controlados com informações como modelo, número de série, especificações técnicas, estado de conservação e local de operação. Já para os intangíveis, poderá ser necessário levantar informações documentais para evidenciar a propriedade.

Para otimizar não apenas os registros do inventário, mas todos os processos da gestão de ativos, é importante contar um software que permite que você tenha total controle sobre o seu patrimônio ou funcione em conjunto com o seu ERP.

Ainda como complemento ao inventário, é sugerido avaliar os ativos para conhecer seu custo de reposição, o valor justo e o residual, que é o preço estimado que ele terá no fim da sua vida útil.

Também é importante determinar a vida útil econômica e transcorrida de cada um dos bens da empresa. O primeiro está relacionado ao tempo estimado que um item deve durar. Já o segundo, é o registro do período que o elemento foi utilizado, importante para determinar a vida útil remanescente.

Depois de fazer um inventário completo — tombamento, conciliação, ajustes contábeis — e inserir as informações em um software de controle dos seus bens, algumas etapas ainda são necessárias para concluir a implantação da gestão de ativos.

Para que tudo funcione adequadamente é necessário definir normas e procedimentos, divulgar a política de gestão, educar os departamentos envolvidos e criar um setor para gestão do patrimônio, que precisa de expertise contábil e sinergia para integração com as demais áreas da empresa.

Quais são as vantagens da gestão de ativos?

Redução de perdas financeiras

A implantação de controles e disseminação da nova cultura evita furtos, desvios, perda de material e diferenças entre o inventário e o balanço patrimonial, reduzindo os prejuízos por baixas.

Diminuição de custos operacionais

Como há controle do patrimônio com a gestão dos ativos, os custos da empresa costumam cair, uma vez que ele fornece ferramentas para que a manutenção aumente sua eficiência com o controle sobre o ciclo de vida útil dos ativos e possibilita o corte de gastos desnecessários.

Controle da depreciação por departamento

Cada setor em uma organização tem a sua demanda por suprimentos, bens e recursos financeiros. Sendo assim, quando você estabelece uma política de gestão de ativos, é possível garantir a alocação da depreciação nos centros de custos corretos.

Otimização do orçamento

Uma grande vantagem em conhecer seu patrimônio é ter as informações necessárias para agilizar a aprovação de orçamentos para investimentos futuros em ativos, com definições claras sobre Capex e Opex.

Conduta legal correta

A gestão dos ativos permite que as deduções legais no imposto de renda da empresa estejam corretas, assim como seja aplicada a devida tributação sobre o ganho de capital na alienação dos bens. Além disso você garante as informações corretas no seu Balanço Patrimonial. Assim sua empresa fica em dia com a Receita Federal e evita autuações sobre a omissão de receita.

Conhecimento sobre o real valor da empresa

Conhecer e informar o real valor da empresa é necessário para atrair investidores, ganhar a credibilidade do mercado e conseguir financiamento bancário. Com uma gestão de ativos eficiente isso se torna possível.

Algumas empresas, como a Saraf, são especializadas em oferecer soluções para a área de gestão de ativos de forma integrada. Como cada departamento tem uma responsabilidade sobre os bens, é preciso instaurar a gestão de modo com que haja controle desde a intenção de compra de um bem até a sua possível alienação.

Neste artigo, você descobriu o que é um ativo, como a sua gestão deve ser feita e quais são os seus principais benefícios. Também percebe que, com um bom software de gestão desse patrimônio, é possível alcançar todas as vantagens.

Os benefícios de fazer uma gestão de ativos corretamente são vários e tem diversos aspectos: o legal, o prático e do valor dos bens. Para saber sobre cada um deles e garantir sucesso no seu empreendimento, não deixe de entrar em contato conosco.