Controle Patrimonial: O que é, por que fazer e como fazer?

O controle patrimonial é uma atividade fundamental para qualquer empresa que possua ativos imobilizados, como máquinas, equipamentos, veículos, imóveis, entre outros. Trata-se do processo de registro e gestão desses bens, visando garantir sua proteção, valorização e utilização eficiente. 

Neste artigo, discutiremos o que é o controle patrimonial, por que é importante para sua empresa e como você pode implementá-lo. 

O que é o controle patrimonial? 

O controle patrimonial é o processo de gerenciar todos os bens de uma empresa, desde a aquisição até a disposição. Isso inclui identificar e registrar todos os ativos, acompanhando seu uso e manutenção, e atualizando regularmente os registros para refletir mudanças tanto físicas quanto contábeis. 

Esse processo permite que as empresas tenham uma visão clara do valor e da condição de seus ativos, bem como de sua localização e uso atual. Isso é especialmente importante para empresas que possuem muitos ativos ou que precisam gerenciar o patrimônio em várias localidades. 

O controle patrimonial envolve não apenas a gestão dos ativos físicos da empresa, mas também aspectos legais, contábeis e de governança.  

Por que fazer o controle patrimonial? 

Existem diversas razões pelas quais a empresa deve fazer o controle patrimonial.  

Alguns dos principais motivos são: 

1. Identificação e registro de ativos imobilizados e ativos intangíveis 

O controle patrimonial permite que uma empresa identifique e registre todos os seus ativos, o que é essencial para fins contábeis e fiscais. Isso garante que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis, como os Pronunciamentos Contábeis (CPC), as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC). Com o objetivo de fornecer uma visão clara do valor total de seus ativos e transparência nas demonstrações financeiras. 

2. Melhoria do gerenciamento de ativos 

Com o controle patrimonial, as empresas podem gerenciar melhor seus ativos, monitorando seu uso e condição atual. Isso permite que as empresas programem a manutenção preventiva para prolongar a vida útil dos ativos e evitar reparos inesperados. Uma melhor gestão sobre o ciclo de vida útil dos ativos permite que a empresa obtenha o melhor retorno sobre os seus investimentos, pode identificar quais bens estão sendo subutilizados ou ociosos, permitindo que sejam mais bem aproveitados ou até mesmo vendidos. 

3. Redução de perdas e furtos 

O controle patrimonial também ajuda a reduzir perdas e furtos, garantindo que a empresa saiba exatamente onde seus ativos estão e quem é responsável por eles. Isso pode ajudar a prevenir desvios internos e externos, implantando a cultura de senso de dono dos colaboradores sobre o patrimônio da empresa. 

4. Benefícios fiscais 

A aquisição de ativos imobilizados pode gerar créditos fiscais de ICMS, PIS e COFINS, que podem reduzir a carga tributária da empresa. O controle patrimonial oferece o suporte necessário ao departamento tributário para que tenha segurança dos créditos a recuperar com o melhor aproveitamento das oportunidades. 

Como fazer o controle patrimonial? 

O controle patrimonial pode ser realizado de diversas formas, mas é importante que a empresa estabeleça um processo claro e eficiente para essa atividade. Algumas das etapas do processo de controle patrimonial são: 

1. Defina normas, procedimentos e políticas para o controle patrimonial 

O primeiro passo é determinar quais serão as regras de ativação da empresa, conforme normas contábeis e legislação vigentes. 

2. Identifique todos os ativos da empresa 

Com as regras definidas, identificar todos os ativos da empresa. Isso inclui equipamentos de escritório, veículos, imóveis, estoques e outros bens. Crie uma lista completa de todos os ativos e suas informações relevantes, como número de série, modelo, data de aquisição, valor e dados da nota fiscal. 

3. Atribua responsabilidades 

Atribua a responsabilidade de uso de cada ativo. Isso garante que os funcionários saibam quem é responsável por cada bem e que haja uma responsabilidade clara pela sua manutenção e uso adequado. 

4. Registre e atualize regularmente as informações dos ativos 

Registre todas as informações dos ativos em um sistema de controle patrimonial, que pode ser uma planilha eletrônica ou um software especializado. É importante atualizar regularmente as informações, adicionando novos ativos adquiridos e atualizando as informações dos ativos existentes. 

5. Realize inventários físicos 

Realize inventários físicos periodicamente para verificar se as informações registradas na contabilidade correspondem aos ativos físicos. Isso também ajuda a identificar quaisquer perdas, desvios ou pontos fracos na gestão patrimonial. 

6. Controle as transferências 

Se a empresa possui filiais ou unidades em diferentes localidades, é importante ter um controle sobre as transferências de bens entre essas unidades. 

7. Estabeleça um processo de desativação de imobilizados 

Estabeleça um processo claro para a disposição de ativos que não são mais necessários. Isso pode incluir a venda, doação, ou descarte de ativos. Quando um bem é vendido, doado ou descartado, é necessário fazer a baixa desse ativo do controle patrimonial. Certifique-se de registrar a e atualizar as informações garantindo a correta contabilização. 

8. Treine os funcionários 

Treine os funcionários sobre a importância do controle patrimonial e como utilizá-lo adequadamente. Certifique-se de que eles saibam como identificar e relatar perdas ou furtos de ativos, suas movimentações, baixas e como atualizar as informações no sistema de controle patrimonial e contabilidade. 

Conclusão 

Em resumo, o controle patrimonial é um processo essencial para empresas de todos os tamanhos e setores. Ele ajuda a garantir que os ativos da empresa sejam gerenciados de forma eficiente e responsável, e ajuda a empresa a tomar decisões informadas sobre seus investimentos em ativos. 

Ao seguir as etapas acima mencionadas, a empresa pode implementar um processo de controle patrimonial eficaz e garantir que seus ativos sejam utilizados de forma eficiente e responsável. Isso pode levar a economias significativas a longo prazo e a um melhor desempenho geral da empresa. 

Se a sua empresa precisa de apoio para executar alguma das fases do controle patrimonial, fale com a nossa equipe de especialistas.  

Foto autoral.