Controle patrimonial: o que é e por que implementar na sua empresa

Em um cenário empresarial cada vez mais competitivo e regulamentado, o controle patrimonial emerge como um pilar fundamental para a administração eficaz das organizações.

Mais do que um simples inventário de bens, ele representa a capacidade de uma empresa de compreender, gerenciar e otimizar seu patrimônio.

Com isso, garante-se o correto registro e gestão de ativos, visando sua proteção, valorização e utilização eficientes.

Neste artigo, discutiremos o que é o controle patrimonial, sua importância e como você pode implementá-lo corretamente.

Boa leitura!

O que é o controle patrimonial?

É o processo de gerenciar os bens imobilizados de uma empresa, desde a aquisição até a disposição e venda.

Isso inclui identificar e registrar todos os ativos, acompanhando seu uso e manutenção. Também engloba a organização de dados para refletir mudanças tanto físicas quanto contábeis. 

Conforme destacado pelo Governo Federal, o processo “compreende as atividades de tombamento, registro, guarda, controle, movimentação, preservação, baixa, incorporação e inventário de bens móveis que incorporam o acervo patrimonial móvel de uma empresa”. 

Esse processo permite uma visão clara do valor e da condição de seus ativos, bem como de sua localização e uso atual.

A medida é especialmente importante para empresas que possuem muitos itens ou que precisam gerenciar o patrimônio em várias localidades. 

Sendo assim, o controle patrimonial envolve não apenas a gestão dos ativos físicos, mas também aspectos legais, contábeis e de governança.  

Por que fazer o controle patrimonial corretamente? 

Um controle patrimonial efetivo é essencial para uma gestão eficiente, orientada e organizada dos bens de uma empresa.

Ela ajuda a evitar compras desnecessárias, reduzir desperdícios e prever o desgaste dos ativos. Da mesma forma, ter o controle em dia evita problemas fiscais por omissão de receita.

Há ainda outras razões para controlar seu patrimônio:

Permite identificar e registrar os ativos imobilizados e intangíveis

Uma efetiva gestão permite que a empresa identifique e registre todos os seus bens, auxiliando nas questões contábeis e fiscais.

Isso garante conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis, como os Pronunciamentos Contábeis (CPC), as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC).

O controle fornece uma visão clara do valor total dos ativos e transparência nas demonstrações financeiras.

Melhor gerenciamento de ativos

Com um controle patrimonial eficiente, as empresas gerenciam melhor seus ativos, monitorando seu uso e condição atual.

Por consequência, podem programar a manutenção preventiva para prolongar a vida útil e evitar reparos inesperados.

A empresa consegue melhor retorno sobre os seus investimentos, ao poder identificar quais bens estão sendo subutilizados ou ociosos, permitindo que sejam aproveitados ou vendidos.

Redução de perdas e furtos

A medida ajuda a reduzir perdas e furtos, garantindo que o gerente saiba exatamente onde os ativos estão e quem é o responsável por eles. Isso previne desvios e aumenta a capacidade gerencial.

Benefícios fiscais

A aquisição de ativos imobilizados pode gerar créditos fiscais de ICMS, PIS e COFINS, capazes de reduzir a carga tributária.

Cabe ao controle patrimonial oferecer o suporte necessário para maior segurança na recuperação de créditos e melhor aproveitamento das oportunidades.

Transparência contábil

O processo desempenha um papel crucial na promoção da transparência na contabilidade das empresas. Sua função é fornecer informações precisas e confiáveis sobre a organização.

Essa transparência é essencial para:

• Tomadas de decisões informadas;
• Conformidade com as normas contábeis;
• Construção de uma relação de confiança com os stakeholders.

8 passos para implantar o controle patrimonial na sua empresa

O controle patrimonial pode ser realizado de diversas formas e sempre que a empresa julgar necessário.

Seja para implantar um novo negócio, gerenciar a expansão ou mesmo em períodos de estabilidade, a medida garante o uso de ativos de maneira eficiente e assertiva.

Mas, independentemente do momento, é crucial estabelecer processos claros e eficientes.

Confira as etapas mais relevantes:

1. Defina normas, procedimentos e políticas claras

O primeiro passo é determinar quais serão as regras de ativação da empresa. Aqui é preciso conhecer e aplicar as normas contábeis e legislação vigentes.

2. Identifique os ativos

Com as regras definidas, o próximo passo é identificar equipamentos de escritório, veículos, imóveis, estoques e outros bens imobilizados.

Crie uma lista completa de todos os ativos e suas informações relevantes: número de série, modelo, data de aquisição, valor e dados da nota fiscal.

Aqui, o uso do RFID (sistema de identificação por radiofrequência) é um grande aliado. Ele fornece um identificador exclusivo para cada objeto, com a rápida leitura dos dados digitalmente.

3. Atribua responsabilidades

Quem será o responsável pelo uso de cada ativo? A resposta garante que os funcionários saibam quem tem a responsabilidade sobre cada bem. Isso permite gerenciar a manutenção e uso adequados.

4. Registre e atualize regularmente as informações

Registre todas as informações dos ativos em um sistema específico. É importante atualizar regularmente as informações, adicionando novos itens adquiridos e atualizando as informações dos existentes.

Contar com um software especializado é imprescindível. O software Gestão de Ativos, desenvolvido pela Saraf, é uma excelente ferramenta. Ele traz autonomia e agilidade na realização do inventário de ativos imobilizados.

5. Realize inventários físicos

A realização periódica de inventários físicos são ideais para verificar se as informações registradas na contabilidade correspondem aos ativos físicos.

Isso também ajuda a identificar quaisquer perdas, desvios ou pontos fracos na gestão patrimonial.

6. Controle as transferências

Se a empresa possui filiais ou unidades em diferentes localidades, é importante ter um controle sobre as transferências de bens entre essas unidades. A medida permite total gerenciamento de uso de todos os ativos.

7. Estabeleça um processo de desativação de imobilizados

É fundamental ter processos claros para saber o que fazer com os ativos que não são mais necessários. Isso pode incluir a venda, doação ou descarte.

Vale destacar que quando um bem é vendido, doado ou descartado, é necessário fazer a baixa desse ativo do controle patrimonial. Confira o vídeo abaixo e saiba como fazer essa operação do jeito certo.

8. Treine os funcionários

Treinar os colaboradores acerca da importância do controle patrimonial e como utilizá-lo adequadamente é essencial. Somente assim todos os processos anteriores serão corretamente aplicados.

Certifique-se de que saibam identificar e relatar perdas ou furtos, movimentações, baixas e como atualizar as informações no sistema de gestão patrimonial. 

Tenha a melhor parceira para controlar seu patrimônio

Como você viu, o controle patrimonial é essencial para empresas. Ele garante que os ativos sejam gerenciados com eficiência e responsabilidade, auxiliando na tomada de decisões informadas sobre seus investimentos. 

Mas, se você busca um serviço impecável e transparente, a Saraf é a sua parceira ideal!

Nossa equipe tem profissionais altamente treinados, que dominam as melhores práticas do mercado. Estamos prontos para te auxiliar a alcançar a eficiência.

Com a Saraf, você terá acesso a:

• Tecnologia de ponta: utilizamos as ferramentas mais modernas para garantir a precisão e a segurança dos dados do seu patrimônio;
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