Baixa do Ativo Imobilizado: o que é, quando e como fazer, como contabilizar e seus impactos

O ativo imobilizado é composto pelos bens e direitos de uma empresa que têm a finalidade de serem utilizados de forma duradoura na produção de bens ou serviços, ou para fins administrativos, com o objetivo de gerar benefícios econômicos futuros para o negócio.  

Esses bens são contabilizados no ativo da empresa e são demonstrados no balanço patrimonial. 

Os ativos imobilizados podem ser depreciados ao longo do tempo, de acordo com sua vida útil. 

Em determinados momentos, no decorrer do ciclo de vida útil destes bens, pode ser necessário fazer a baixa do ativo imobilizado. 

Neste artigo, abordaremos o que é a baixa do ativo imobilizado, quando ela deve ser realizada, como contabilizá-la e quais são seus impactos no resultado da empresa. 

O que é a baixa do ativo imobilizado? 

A baixa do ativo imobilizado é o procedimento contábil que consiste em retirar do patrimônio da empresa um bem que foi retirado da operação ou que sofreu perda de valor irreparável. 

Quando e Como fazer a baixa do ativo imobilizado? 

A baixa do ativo imobilizado pode ocorrer por diversos motivos: obsolescência, deterioração, desvios, resultado de inventário, sinistros, final do ciclo de vida útil ou operação descontinuada. 

Independentemente do motivo, a baixa contábil do ativo imobilizado deverá ser efetivada quando for constatado que o bem não se encontra mais em poder da empresa, tendo a sua destinação comprovada através de documentação suporte. Os bens poderão ser vendidos, doados, destruídos, sucateados ou descartados. 

• Baixa por obsolescência: Quando um bem patrimonial se torna obsoleto, ou seja, não atende mais às necessidades da empresa, com comprovação mediante a apresentação de um laudo técnico. Deverá ser avaliado pela empresa se o ativo pode ser vendido, doado ou deverá ser descaracterizado, caso possua segredos industriais envolvidos. 

• Baixa por deterioração: Quando um bem patrimonial sofre uma deterioração irreparável, ele pode ser baixado do ativo imobilizado, mediante apresentação de laudo técnico. Nestes casos o mais comum é que o bem seja destinado a sucateamento.  

• Baixa por desvios: Quando um bem patrimonial é perdido e não se tem o conhecimento do motivo da ocorrência. Este ativo deverá ser baixado do ativo imobilizado, mediante apresentação de documentos de processo interno de investigação e comprovação de que o bem não existe mais nas dependências da empresa. 

• Baixa por resultado de inventário: Após a realização de um inventário na empresa, se for constatado que um ou mais bens não foram encontrados, deverão ser baixados do ativo imobilizado, suportados pelos relatórios e laudos do inventário. 

• Baixa por sinistro – furto ou roubo: Estes casos devem ser comprovados mediante a apresentação de boletim de ocorrência. Para furtos ou roubos, que já foram evidenciados que os bens não foram recuperados pela empresa, deverá ocorrer a baixa dos ativos imobilizados. 

• Baixa por sinistro – acidentes: Estes casos devem ser comprovados mediante a apresentação de boletim de ocorrência ou relatório interno de acidentes. Se houve perda total, o bem deverá ser baixado do ativo imobilizado. Se foi perda parcial, a baixa deverá ocorrer apenas se for comprovado que o ativo não tem mais condições de retornar à operação. Caso o bem esteja coberto por apólice de seguros, verifique o procedimento para acionar o seguro. –

• Baixa por doação: Quando a empresa doa um bem patrimonial para outra entidade, ele deve ser baixado do ativo imobilizado. O processo deve ser suportado por nota fiscal de doação. 

• Baixa por venda: Bens que foram tirados de operação e destinados para venda. Essa venda pode ser via leilão ou através de uma venda direta, assim que forem vendidos, devem ser baixados do ativo imobilizado. O processo deve ser suportado por uma nota fiscal de venda de ativo imobilizado. 

• Baixa por sucata: Quando o material não tem um mercado comprador, ou não pode ser vendido por segredos industriais, ou está deteriorado, o ativo poderá ser vendido como sucata. Caso o material não possua mercado comprador, a empresa deverá fazer a destinação correta dos resíduos para não agredir o meio ambiente. 

Na sua operação poderão existir outros acontecimentos que motivem a baixa de um ativo imobilizado. Independentemente do motivo da baixa, é necessário seguir os procedimentos contábeis e fiscais adequados para registrar a operação de forma correta e transparente. 

O que vai trazer segurança para a baixa do ativo imobilizado será um processo bem estruturado e que garanta as documentações comprobatórias. 

De forma resumida, estes são os 8 passos que você deverá seguir: 

1. Identificação do ativo imobilizado: O primeiro passo é identificar o bem patrimonial que será baixado. Verifique se a empresa possui todas as informações relevantes sobre o bem, como número do patrimônio, data de aquisição, valor de aquisição, depreciação acumulada, valor contábil e vida útil. 

2. Avaliação do motivo da baixa: É preciso avaliar o motivo da baixa e verificar se o bem patrimonial ainda pode ser aproveitado ou se deve ser descartado, ou qual a destinação mais adequada, podendo ser doado ou vendido. Se for um bem que ainda pode ser utilizado, deve-se avaliar a possibilidade de reparação antes de efetuar a baixa. 

3. Elaboração da documentação: Após identificar o ativo imobilizado e avaliar o motivo da baixa, é necessário elaborar a documentação necessária para registrar a operação. O documento deve conter informações como o motivo da baixa, data, valor de aquisição e valor contábil atual do bem. 

4. Aprovação da baixa: A baixa de um ativo imobilizado deve ser aprovada conforme alçadas de aprovação definidas em política gerencial da empresa. Conforme impacto no resultado poderá ser necessário a aprovação da diretoria ou pelo responsável financeiro da empresa. 

5. Emissão de nota fiscal: Em caso de venda ou doação, a empresa deverá emitir a nota fiscal correspondente a destinação do ativo imobilizado. 

6. Descarte do bem: Caso o bem patrimonial seja descartado, deve-se tomar as providências necessárias para a sua correta destinação, em concordância com as normas de preservação do meio ambiente. 

7. Contabilização da baixa: A contabilização da baixa deve ser feita de acordo com as normas contábeis vigentes. O valor contábil do ativo deve ser baixado da conta do ativo imobilizado e reconhecido no resultado no período de competência. 

8. Arquivamento da documentação: A documentação referente à baixa do ativo imobilizado deve ser arquivada em local seguro e de fácil acesso para consultas futuras para atendimento a auditorias ou fiscalização. 

É importante ressaltar que o processo operacional para a baixa de ativos imobilizados pode variar de acordo com a empresa e com o tipo de bem patrimonial que será baixado. É recomendado que a empresa tenha um processo formalizado e documentado, a fim de garantir a transparência e a correta contabilização das operações. 

Como contabilizar a baixa do ativo imobilizado? 

A contabilização da baixa do ativo imobilizado deve contemplar os seguintes lançamentos: 

C – Ativo Imobilizado (crédito na conta de custo do ativo imobilizado) 

D – Depreciação Acumulada (débito na conta de depreciação acumulada do imobilizado) 

D – Conta de resultado (débito na conta de resultado = valor contábil do imobilizado) 

O valor obtido pela venda deverá ser reconhecido como receita no resultado do período: 

C – Receita de venda de ativo imobilizado (crédito em conta de receita) 

A baixa contábil e a receita, assim como o reconhecimento no resultado devem ser realizadas dentro do período de competência do fato gerador. 

Importante ressaltar que se os ativos imobilizados baixados ainda tiverem créditos de ICMS, PIS e COFINS para recuperar, deverá cessar imediatamente no momento da baixa, sendo proibido recuperar novas parcelas. 

Quais são os impactos da baixa do ativo imobilizado no resultado da empresa? 

A baixa do ativo imobilizado pode ter impacto no resultado da empresa, uma vez que pode gerar perda ou ganho.  

Se o ativo imobilizado baixado ainda tiver valor contábil por não estar totalmente depreciado e não houve receita em contrapartida, será reconhecida a perda no resultado do período. Caso haja receita pela venda do ativo imobilizado e for um montante superior ao valor contábil resultará em ganho de capital. 

Quando o ativo imobilizado baixado já estiver totalmente depreciação e for uma operação sem receita, não haverá nenhum efeito no resultado. O mesmo acontecerá se for uma baixa com receita e o valor coincidir com o valor contábil. 

A baixa de um bem do ativo imobilizado pode trazer muitas reflexões para a empresa, desde oportunidades de melhoria de processos até sobre os impactos positivos ou negativos sobre o patrimônio. 

Por exemplo, se for frequente que os imobilizados tenham muito valor contábil no momento da baixa pode ser um indicador de que a vida útil econômica esteja incorreta, demonstrando que pode ser o momento de fazer uma revisão de vida útil dos ativos imobilizados. 

Conclusão 

A baixa do ativo imobilizado é um procedimento contábil importante que deve ser realizado sempre que um bem patrimonial se tornar obsoleto, for vendido, perdido, doado, sofrer deterioração irreparável ou em outras situações previstas em lei. É fundamental que a baixa seja registrada corretamente na contabilidade da empresa, seguindo as normas contábeis vigentes. A baixa do ativo imobilizado pode gerar impactos no resultado da empresa e no balanço patrimonial, por isso, é importante que os impactos sejam avaliados e considerados nas tomadas de decisão. 

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